# Kundenkartei: Personen finden und erneut einbuchen

Aktualisiert: 31. Oktober 2026 · https://kyuko.me/de/features/clients/

> **Kurz erklärt.** Kyuko speichert ausgewählte Formularfelder und Besuchsverlauf in Kundenkarten. Personal findet Personen nach Name oder Nummer und bucht Termine oder Tickets mit vorausgefülltem Formular. Interne Felder sieht nur Personal. Die Kundenkartei ist in «Business» und «Netzwerk» enthalten.

## So entsteht eine Kundenkarte

1. **Felder auswählen.** Für relevante Angaben wie Name, Telefon oder Kennzeichen In Kundenkarte speichern aktivieren. Bei Vorname, Nachname, Vatersname, Telefon und E-Mail ist dies standardmäßig aktiv.
2. **Erkennungsfelder wählen.** Inhaber und Manager wählen 1–3 Felder, die zusammen eine Person erkennen. Gleiche Werte bedeuten dieselbe Karte.
3. **Besucher stellt sich an oder bucht.** Nach Ticket oder Buchung findet oder erstellt der Dienst über den Schlüssel eine Karte und übernimmt ausgewählte Antworten. Besucher müssen nichts zusätzlich tun.
4. **Karte wird aktualisiert.** Neue Werte ersetzen alte, leere Angaben löschen nichts. Frühere Besuche werden nach Schlüsselwahl im Hintergrund übernommen, wenn die Person Regeln zugestimmt hat, die die Kundenkartei bereits beschreiben, und solange ihre Antworten noch verfügbar sind (30 Tage).

## Erkennungsschlüssel

**Schlüsselbeispiele**

| Unternehmen | Schlüssel |
| --- | --- |
| Schönheitssalon | Telefon und Vorname |
| Reifenservice für Fuhrparks | Kennzeichen |
| Praxis | Telefon und Geburtsdatum |
| Club | Mitgliedsnummer |

- Schlüssel können alle in der Kundenkarte gespeicherten Felder außer Kontrollkästchen, mehrzeiligem Text, Mehrfachlisten und internen Feldern verwenden.
- Großschreibung, Leerzeichen, Bindestriche und optisch gleiche lateinische und kyrillische Buchstaben werden vereinheitlicht. Anders formatierte Kennzeichen können übereinstimmen. E-Mail und Zahlen werden exakt verglichen.
- Besucher müssen Schlüsselfelder nicht ausfüllen. Ohne Schlüssel bleibt der Besuch außerhalb der Kartei. Personal muss beim Anlegen neuer Kunden die Schlüsselfelder ausfüllen, die das Warteschlangenformular abfragt.

## Inhalt der Kundenkarte

- **Daten:** Ausgewählte Felder mit Aktualisierungsdatum. Schlüsselfelder sind markiert. Der letzte Besuch oder die letzte Personaländerung liefert den Wert.
- **Interne Felder:** Eine getrennte interne Gruppe wird nur vom Personal ausgefüllt und ist für Besucher verborgen.
- **Besuche:** Neueste Besuche zuerst: Datum, Warteschlange, Ticket oder Termin und Ergebnis — bedient, nicht erschienen, storniert oder laufend.
- **Zähler:** Anzahl der Besuche und des Nichterscheinens.
- **Zustimmung und Ablauf:** Zustimmung zu Nutzungsregeln und Datum automatischer Löschung.

## Interne Felder: nur für Personal

Ein Kundenfeld kann als Nur für Personal markiert werden. Es bleibt in der Karte, erscheint nicht in Besucherformularen und kann kein Schlüssel sein. Die Anmeldung kann etwa eine Patientenaktennummer eintragen, ohne Besucher danach zu fragen.

- Interne Felder werden immer in der Karte gespeichert. Das lässt sich nicht abschalten.
- Personal füllt sie in der Karte oder unter Intern · nur für Personal in Telefonbuchung und manueller Ticketausgabe aus. Sie können keine Pflichtfelder sein.
- Interne Werte erscheinen bei Terminen für Personal mit Zugang zur Kundenkartei.
- Eingebautes Telefon oder E-Mail, Schlüsselfelder und Felder aktiver Warteschlangenformulare können nicht intern werden. Neue interne Felder benötigen einen Tarif mit Kundenkartei.

## Suche

- Suche ab 3 Zeichen, auch innerhalb eines Wortes oder einer Telefonnummer.
- Mehrere Suchwörter müssen in derselben Karte vorkommen. Name und Telefonfragment finden nur Karten mit beidem.
- Alle Felder oder ein einzelnes wie Kennzeichen durchsuchen.

## Aktionen mit einer Karte

- **Termin buchen:** Warteschlange, Tag und Uhrzeit mit vorausgefülltem Formular wählen. Bei verfügbarer E-Mail kommt eine Bestätigung.
- **In Warteschlange aufnehmen:** Vor Ort manuell ein Ticket mit Kartendaten erstellen.
- **Bearbeiten:** Angaben wie das Kennzeichen korrigieren.
- **Zusammenführen:** Doppelte Karten etwa bei Namensfehlern zusammenführen. Besuche und Zähler werden übernommen, leere Felder ergänzt.
- **Löschen:** Die Karte verschwindet sofort. Tickets und Termine bleiben. Ihre Formularantworten werden weiter nach 30 Tagen gelöscht.

Telefonbuchung und manuelle Ticketausgabe suchen ebenfalls ab 3 Zeichen und füllen das Formular aus. Neue Person lässt es leer. Mehr zur [Terminbuchung](https://kyuko.me/de/queues/booking/).

## Was Besucher sehen

- Der Browser schlägt Name, Telefon und E-Mail wie in anderen Formularen vor.
- Warteschlangenformulare merken ausgewählte Antworten auf diesem Gerät. Daten auf diesem Gerät merken ist standardmäßig aktiv, daneben steht Gespeicherte Daten vergessen. Auf neuen Geräten geben Besucher Daten erneut ein. Die Karte wird über den Schlüssel aktualisiert.
- Die Eingabe von Name oder Telefon lädt für Besucher keine Kartendaten. So wird durch fremde Telefonnummern kein Zugriff auf fremde Daten möglich.
- Besucherregeln erklären Kundenkartei, Fristen und Löschanfragen. Das Anstellen beschreibt [Ohne Termin](https://kyuko.me/de/queues/live/).

## Speicherung und Löschung

- Karten werden 24 Monate nach dem letzten Ticket oder Termin automatisch gelöscht, auch bei zukünftigen oder stornierten Terminen.
- Auf Wunsch der Person löschen Manager die Karte sofort.
- Löschen, Zusammenführen und Schlüsseländerungen protokollieren Person und Zeitpunkt ohne Kundendaten. Kartenansichten werden nicht protokolliert.
- Nur Organisationspersonal sieht Karten. Anzeigen, Benachrichtigungen und Statistiken enthalten sie nicht.
- Mehr in der [Datenschutzerklärung](https://kyuko.me/de/privacy/).

## Berechtigungen

**Rechte in der Kundenkartei**

| Rolle | Berechtigungen |
| --- | --- |
| Bedienrolle | Suchen, ansehen, bearbeiten, Termine und Tickets erstellen |
| Inhaber und Manager | Zusätzlich löschen, zusammenführen, Schlüssel wählen, Kundenfelder verwalten und Änderungsprotokolle sehen |

> **Hinweis.** Kyuko-Support sieht auch in Support-Sitzungen keine Kundenkartei.

## Kundenkartei und Tarife

Kundenkartei ist in «Business» und «Netzwerk» enthalten, nicht kostenlos. Mehr unter [Preise](https://kyuko.me/de/pricing/).

> **Hinweis.** Nach Herabstufung werden Karten weder erstellt noch aktualisiert. Bestehende Karten bleiben bis Fristende suchbar, einsehbar, zusammenführbar und löschbar.

## Was die Kundenkartei nicht umfasst

- CRM-Funktionen wie Kampagnen, Notizen und Markierungen.
- Geburtstags- oder Erinnerungen bei langer Abwesenheit.
- Kundenimport und Dateiexport.
- Datenabruf per Telefonnummer mit SMS-Bestätigung.
- Statistiken zu neuen und wiederkehrenden Kunden.

## Häufige Fragen

### Woher stammen Kartendaten?

Nur mit In Kundenkarte speichern markierte Formularfelder werden beim Anstellen oder Buchen übernommen. Personal kann Werte ändern. Interne Felder erfasst nur Personal.

### Was passiert bei leerem Schlüsselfeld?

Der Besuch bleibt außerhalb der Kartei. Sie bestimmen Pflichtfelder. Der Editor weist darauf hin, dass Kunden ohne Schlüssel nicht erkannt werden.

### Sehen Besucher interne Felder?

Nein. Nur für Personal markierte Felder fehlen in Besucherformularen. Personal füllt sie in Karten, Telefonbuchung oder manueller Ticketausgabe aus.

### Kann ich aus einer Kundenkarte buchen?

Ja. Termin buchen öffnet Warteschlangen-, Tages- und Zeitauswahl mit ausgefülltem Formular. In Warteschlange aufnehmen erstellt manuell ein Ticket. Mehr zur [Terminbuchung](https://kyuko.me/de/queues/booking/).

### Wie lange bleiben Kundendaten gespeichert?

24 Monate nach letztem Besuch oder Termin. Manager löschen auf Wunsch sofort.

### Wer sieht die Kundenkartei?

Inhaber, Manager und Bedienpersonal der Organisation. Nur Inhaber und Manager löschen oder führen zusammen. Kyuko-Support sieht die Karten nicht.

### Ist die Kundenkartei im kostenlosen Tarif enthalten?

Nein, nur in «Business» und «Netzwerk». Nach Herabstufung bleiben bestehende Karten einsehbar und löschbar. Neue werden nicht erstellt.

### Ersetzt die Kundenkartei ein CRM?

Nein. Sie merken Formularangaben und Besuche, um Personen zu finden und erneut einzubuchen. Kampagnen, Notizen, Markierungen und Treueprogramme sind nicht enthalten.

## Siehe auch

- [Terminbuchung](https://kyuko.me/de/queues/booking/)
- [Ohne Termin](https://kyuko.me/de/queues/live/)
- [Salons und Barbershops](https://kyuko.me/de/for/beauty/)
- [Werkstatt und Reifenservice](https://kyuko.me/de/for/auto-service/)
- [Preise](https://kyuko.me/de/pricing/)