# База клієнтів: знайти людину й записати знову

Оновлено: 31 жовтня 2026 · https://kyuko.me/features/clients/

> **Коротко.** Kyuko веде картку клієнта з полів анкети, які ви позначили, та історію його візитів. Адміністратор знаходить людину за номером чи імʼям, записує на час або ставить у чергу вже із заповненою формою. Службові поля бачить лише персонал. База клієнтів — на тарифах «Бізнес» і «Мережа».

## Як зʼявляється картка

1. **Позначте поля.** У переліку «Поля клієнта» вмикайте «Зберігати в картці» для того, що варто памʼятати: імʼя, телефон, номер авто. Для полів про людину — імʼя, прізвище, по батькові, телефон, email — вона ввімкнена одразу.
2. **Оберіть, як упізнавати.** Власник чи менеджер обирає «Як упізнаємо клієнта» — від 1 до 3 полів, які разом означають одну людину. Однакові значення — та сама картка.
3. **Людина стає в чергу чи записується.** Після квитка чи запису сервіс знаходить картку за ключем або заводить нову й переписує в неї позначені відповіді. Людина нічого додатково не робить.
4. **Картка оновлюється.** Нове значення замінює старе, порожнє нічого не стирає. Візити, що були до вибору ключа, сервіс додає в базу у фоні, якщо людина погодилась із правилами, що вже описують базу клієнтів, і доки їхні відповіді ще зберігаються (30 днів).

## Ключ: як сервіс упізнає людину

**Приклади ключа**

| Бізнес | Ключ |
| --- | --- |
| Салон краси | «Телефон» і «Імʼя» |
| Шиномонтаж для автопарку | «Номер авто» |
| Клініка | «Телефон» і «Дата народження» |
| Клуб | «Номер картки» |

- Ключем може бути поле з «Зберігати в картці» будь-якого типу, крім позначки, тексту на кілька рядків, списку з кількома відповідями й службового поля.
- Регістр, пробіли, дефіси й однакові на вигляд латинські й кириличні літери не заважають: «AA 1234-BB» і «аа1234вв» — одне значення. Email і число порівнюються точно.
- Відвідувача не примушують заповнювати ключове поле: без нього візит лишається поза базою. Працівник, що заводить нову людину, ключові поля, які питає анкета черги, заповнює обовʼязково.

## Що в картці

- **Дані:** Позначені поля з датою оновлення; ключові поля мають позначку «Ключ». Значення бере останній візит чи правка працівника.
- **Службові поля:** Окрема група «Службові»: їх заповнює лише персонал, відвідувач їх не бачить.
- **Звернення:** Візити від нових до старих: дата, черга, квиток чи запис і чим закінчилось — обслужено, неявка, скасовано чи ще триває.
- **Лічильники:** Скільки разів людина зверталася й скільки разів не прийшла.
- **Згода й строк:** Згода з правилами сервісу й дата, коли картка видалиться автоматично.

## Службові поля: бачить лише персонал

У переліку «Поля клієнта» поле можна позначити «Бачить лише персонал». Таке поле живе лише в картці: у формі квитка й запису відвідувач його не бачить, а ключем воно не буває. Приклад — «Картка пацієнта» в клініці: номер вносить реєстратор, а людину про нього не питають.

- Службове поле завжди зберігається в картці: «Зберігати в картці» для нього ввімкнено й не вимикається.
- Заповнює його персонал: у картці, а також у діалогах «Записати по телефону» й «Додати квиток уручну» під заголовком «Службові · бачить лише персонал». Обовʼязковим воно не буває.
- Службові значення видно біля запису на сторінці «Записи» тим працівникам, які мають доступ до бази клієнтів.
- Службовим не стане вбудоване «Телефон» чи «Email», ключове поле й поле, що вже стоїть в анкеті діючої черги. Службові поля заводять на тарифах із базою клієнтів.

## Пошук

- Від 3 символів і з середини слова: «кова» знайде Коваленко, а «067 123» — телефон.
- Кілька слів шукаються в одній картці: «олена 067» знайде лише ту, де є і імʼя, і номер.
- Шукати можна по всіх полях або в одному, наприклад лише в «Номері авто».

## Що можна зробити з карткою

- **Записати:** Черга, день і час, а форма вже заповнена з картки. Якщо в людини є email, їй прийде лист із підтвердженням.
- **Поставити в чергу:** Квиток уручну з даними картки, коли людина вже на місці.
- **Змінити:** Виправити значення полів, наприклад номер авто.
- **Обʼєднати:** Дві картки однієї людини, скажімо з опечаткою в імені, зводяться в одну: візити й лічильники переходять, порожні поля доповнюються.
- **Видалити:** Картка зникає одразу. Квитки й записи лишаються, а відповіді анкети в них, як і раніше, видаляються через 30 днів.

Знайти клієнта можна й у діалогах «Записати по телефону» та «Додати квиток уручну»: поле «Клієнт» шукає картку за словом від 3 символів і заповнює форму з неї; «Нова людина» лишає форму порожньою. Про записи персоналу — на сторінці [«Запис на час»](https://kyuko.me/queues/booking/).

## Що бачить відвідувач

- Браузер сам пропонує імʼя, телефон і email, як в інших формах.
- Форма черги памʼятає позначені відповіді на цьому пристрої: галочка «Запамʼятати мої дані на цьому пристрої» стоїть за замовчуванням, поруч — «Забути збережене». На новому пристрої людина вводить усе знову, і картка оновиться за ключем.
- За введеним номером чи імʼям сервіс даних із картки не підставляє: так ніхто не побачить чужих даних, ввівши чужий телефон.
- Правила сервісу для відвідувачів кажуть, що організація може вести базу клієнтів, скільки зберігаються дані й що людина може попросити їх видалити. Як людина стає в чергу — про [живу чергу за QR-кодом](https://kyuko.me/queues/live/).

## Строк зберігання й видалення

- Картка видаляється автоматично через 24 місяці після останнього звернення — квитка чи запису, зокрема на майбутнє чи скасованого.
- На прохання людини менеджер видаляє картку одразу.
- Видалення й обʼєднання карток і зміну ключа записує журнал змін: хто й коли, без даних людини. Перегляди карток не записуються.
- Картку бачить лише персонал організації: на табло, у сповіщеннях і в аналітиці її немає.
- Докладніше — у [політиці конфіденційності](https://kyuko.me/privacy/).

## Хто що може

**Права в базі клієнтів**

| Роль | Що може |
| --- | --- |
| Оператор | Шукає, відкриває й виправляє картку, записує й ставить у чергу |
| Власник і менеджер | Те саме, а ще видаляють і обʼєднують картки, обирають ключ, ведуть перелік «Поля клієнта» і бачать журнал змін |

> **Примітка.** Працівники підтримки Kyuko бази клієнтів не бачать навіть під час сесії підтримки.

## База клієнтів і тарифи

База клієнтів — можливість тарифів «Бізнес» і «Мережа»; на безкоштовному тарифі її немає. Ціни — на сторінці [«Ціни»](https://kyuko.me/pricing/).

> **Примітка.** Після зниження тарифу картки не заводяться й не оновлюються; переглядати, шукати, обʼєднувати й видаляти наявні картки можна далі. Картки живуть до кінця свого строку.

## Чого в базі клієнтів немає

- Це не CRM: розсилок, нотаток і міток у картці немає.
- Днів народження й нагадувань «давно не були».
- Імпорту й експорту клієнтів у файл.
- Підстановки даних за номером телефону з кодом із SMS.
- Аналітики нових і повторних клієнтів.

## Часті питання

### Звідки беруться дані в картці?

З анкети черги: у картку потрапляють лише поля з позначкою «Зберігати в картці», коли людина стає в чергу чи записується. Працівник може виправити значення вручну, а службові поля вносить лише він.

### Що буде, якщо клієнт не заповнив ключове поле?

Візит лишається поза базою. Відвідувача не примушують: обовʼязковість поля в анкеті задаєте ви, а редактор анкети підказує, що без ключа клієнта не впізнати.

### Чи бачить клієнт службові поля?

Ні. Поле з позначкою «Бачить лише персонал» немає в формі квитка й запису: його заповнює працівник у картці чи в діалогах «Записати по телефону» й «Додати квиток уручну».

### Чи можна записати клієнта з картки?

Так: «Записати» відкриває вибір черги, дня й часу з уже заповненою формою, а «Поставити в чергу» додає квиток уручну. Докладніше — про [запис на час](https://kyuko.me/queues/booking/).

### Як довго зберігаються дані клієнта?

Картка живе 24 місяці від останнього звернення. На прохання людини менеджер видаляє її одразу.

### Хто бачить базу клієнтів?

Власник, менеджери й оператори організації. Видаляти й обʼєднувати картки можуть лише власник і менеджер. Працівники підтримки Kyuko бази не бачать.

### Чи є база клієнтів на безкоштовному тарифі?

Ні: це можливість тарифів «Бізнес» і «Мережа». Після зниження тарифу наявні картки можна переглядати й видаляти, але нові не заводяться.

### Чи замінить база клієнтів CRM?

Ні. Вона памʼятає дані з анкети й візити, щоб знайти людину й записати знову. Розсилок, нотаток, міток і програм лояльності в ній немає.

## Дивіться також

- [Запис на час](https://kyuko.me/queues/booking/)
- [Жива черга](https://kyuko.me/queues/live/)
- [Салони й барбершопи](https://kyuko.me/for/beauty/)
- [СТО й шиномонтаж](https://kyuko.me/for/auto-service/)
- [Ціни](https://kyuko.me/pricing/)