# Fichier clients : retrouver une personne et reprendre rendez-vous

Mis à jour: 7 novembre 2026 · https://kyuko.me/fr/features/clients/

> **En bref.** Kyuko tient une fiche client à partir des champs du formulaire que vous avez choisis, avec l’historique des visites. L’accueil retrouve la personne par son numéro ou son nom, puis lui donne un rendez-vous ou l’ajoute à la file avec un formulaire prérempli. Les champs internes ne sont visibles que par l’équipe. Formules « Business » et « Réseau ».

## Comment une fiche apparaît

1. **Choisir les champs.** Dans la liste « Champs client », activez « Conserver dans la fiche » pour ce qui mérite d’être retenu : nom, téléphone, immatriculation. Pour les champs qui décrivent la personne — nom complet, prénom, téléphone, e-mail —, l’option est activée d’emblée.
2. **Choisir comment reconnaître la personne.** Le propriétaire ou un responsable définit « Comment nous reconnaissons les personnes » : de 1 à 3 champs qui, ensemble, désignent une seule personne. Mêmes valeurs, même fiche.
3. **Rejoindre la file ou prendre rendez-vous.** Après un ticket ou un rendez-vous, le service retrouve la fiche grâce à la clé ou en crée une, et y recopie les réponses choisies. La personne n’a rien de plus à faire.
4. **Mettre la fiche à jour.** Une nouvelle valeur remplace l’ancienne, une valeur vide n’efface rien. Les visites antérieures au choix de la clé sont ajoutées au fichier en arrière-plan, si la personne a accepté des conditions qui décrivent déjà le fichier clients et tant que ses réponses sont encore conservées (30 jours).

## La clé : comment le service reconnaît la personne

**Exemples de clé**

| Activité | Clé |
| --- | --- |
| Salon de beauté | « Téléphone » et « Prénom » |
| Centre de pneus pour flottes | « Immatriculation » |
| Clinique | « Téléphone » et « Date de naissance » |
| Club | « Numéro d’adhérent » |

- La clé peut être tout champ avec « Conserver dans la fiche », quel que soit son type, sauf la case à cocher, le texte sur plusieurs lignes, la liste à choix multiple et le champ interne.
- Majuscules, espaces, tirets et lettres latines et cyrilliques identiques en apparence ne gênent pas : « AA 1234-BB » et « aa1234bb » sont une même valeur. L’e-mail et les nombres sont comparés à l’identique.
- Le visiteur n’est pas obligé de remplir un champ de la clé : sans lui, la visite reste en dehors du fichier. Un membre de l’équipe qui crée une nouvelle personne doit remplir les champs de la clé que demande le formulaire de la file.

## Ce que contient la fiche

- **Données:** Les champs choisis avec leur date de mise à jour ; les champs de la clé portent la mention « Clé ». La valeur vient de la dernière visite ou de la dernière correction par l’équipe.
- **Champs internes:** Un groupe à part, « Champs internes » : seule l’équipe les remplit, le visiteur ne les voit pas.
- **Visites:** Les visites, des plus récentes aux plus anciennes : date, file, ticket ou rendez-vous et résultat — servi, absence, annulé ou en cours.
- **Compteurs:** Combien de fois la personne est venue et combien de fois elle ne s’est pas présentée.
- **Consentement et durée:** L’acceptation des conditions d’utilisation et la date à laquelle la fiche sera supprimée automatiquement.

## Champs internes : visibles uniquement par l’équipe

Dans la liste « Champs client », un champ peut être marqué « Visible uniquement par l’équipe ». Un tel champ n’existe que dans la fiche : le visiteur ne le voit pas dans le formulaire du ticket ou du rendez-vous, et il ne peut pas servir de clé. Exemple : le « Numéro de dossier » d’une clinique, saisi par l’accueil sans le demander à la personne.

- Un champ interne est toujours conservé dans la fiche : « Conserver dans la fiche » est activé et ne peut pas être désactivé.
- L’équipe le remplit dans la fiche, ainsi que dans les fenêtres « Réserver par téléphone » et « Ajouter un ticket manuellement », sous l’en-tête « Champs internes · visibles uniquement par l’équipe ». Il n’est jamais obligatoire.
- Les valeurs internes apparaissent à côté du rendez-vous, sur la page « Rendez-vous », pour les membres de l’équipe qui ont accès au fichier clients.
- Ne peuvent pas devenir internes : les champs intégrés « Téléphone » et « E-mail », un champ de la clé et un champ déjà présent dans le formulaire d’une file active. Les champs internes se créent dans les formules qui comprennent le fichier clients.

## Recherche

- À partir de 3 caractères, y compris au milieu d’un mot : « mart » trouve Martin, et « 06 12 » un numéro de téléphone.
- Plusieurs mots sont cherchés dans une même fiche : « camille 06 » ne trouve que la fiche qui contient à la fois le prénom et le numéro.
- La recherche porte sur tous les champs ou sur un seul, par exemple uniquement l’« Immatriculation ».

## Ce que l’on peut faire d’une fiche

- **Réserver:** File, jour et heure, avec un formulaire déjà rempli à partir de la fiche. Si la personne a un e-mail, elle reçoit un message de confirmation.
- **Ajouter à la file:** Un ticket manuel avec les données de la fiche, quand la personne est déjà sur place.
- **Modifier:** Corriger la valeur des champs, par exemple une immatriculation.
- **Fusionner:** Deux fiches d’une même personne, par exemple à cause d’une faute de frappe dans le nom, n’en font plus qu’une : visites et compteurs sont repris, les champs vides sont complétés.
- **Supprimer:** La fiche disparaît immédiatement. Les tickets et les rendez-vous restent, et leurs réponses au formulaire sont toujours supprimées au bout de 30 jours.

On peut aussi retrouver un client dans les fenêtres « Réserver par téléphone » et « Ajouter un ticket manuellement » : le champ « Client » cherche la fiche à partir de 3 caractères et remplit le formulaire ; « Nouvelle personne » laisse le formulaire vide. Sur les rendez-vous pris par l’équipe : [Rendez-vous sur créneau](https://kyuko.me/fr/queues/booking/).

## Ce que voit le visiteur

- Le navigateur propose lui-même le nom, le téléphone et l’e-mail, comme dans les autres formulaires.
- Le formulaire de la file mémorise les réponses choisies sur cet appareil : la case « Mémoriser mes informations sur cet appareil » est cochée par défaut, à côté de « Oublier les informations enregistrées ». Sur un nouvel appareil, la personne saisit tout de nouveau, et la fiche se met à jour grâce à la clé.
- Le service ne remplit jamais le formulaire à partir d’un numéro ou d’un nom saisi : personne ne peut voir les données d’autrui en tapant le téléphone de quelqu’un d’autre.
- Les conditions d’utilisation pour les visiteurs indiquent que l’organisation peut tenir un fichier clients, combien de temps les données sont conservées et que la personne peut en demander la suppression. Comment on rejoint la file : [File sans rendez-vous par QR code](https://kyuko.me/fr/queues/live/).

## Durée de conservation et suppression

- La fiche est supprimée automatiquement 24 mois après la dernière visite — ticket ou rendez-vous, y compris un rendez-vous à venir ou annulé.
- À la demande de la personne, un responsable supprime la fiche immédiatement.
- La suppression et la fusion de fiches, ainsi que le changement de clé, sont consignés dans le journal des modifications : qui et quand, sans les données de la personne. La consultation des fiches n’est pas consignée.
- Seule l’équipe de l’organisation voit la fiche : elle n’apparaît ni sur l’écran, ni dans les notifications, ni dans les statistiques.
- En savoir plus : [politique de confidentialité](https://kyuko.me/fr/privacy/).

## Qui peut faire quoi

**Droits sur le fichier clients**

| Rôle | Ce qu’il peut faire |
| --- | --- |
| Opérateur | Cherche, ouvre et corrige une fiche, donne un rendez-vous et ajoute à la file |
| Propriétaire et responsable | La même chose, et en plus supprimer et fusionner des fiches, choisir la clé, gérer la liste « Champs client » et consulter le journal des modifications |

> **Remarque.** Un membre de l’assistance Kyuko ne voit le fichier clients que pendant une session d’assistance : elle a un motif, dure une heure (8 heures au plus), le propriétaire la voit dans « Accès de l’assistance » et peut y mettre fin, et les actions sont consignées dans le journal. Elle sert à aider au transfert du fichier et à la correction des données. En mode « Consultation », l’assistance ne fait que lire ; elle ne peut modifier des fiches qu’en mode « Modifications », après avoir ressaisi son mot de passe.

## Fichier clients et formules

Le fichier clients est inclus dans les formules « Business » et « Réseau » ; la formule Gratuit ne le comprend pas. Les prix : page [Tarifs](https://kyuko.me/fr/pricing/).

> **Remarque.** Après le passage à une formule inférieure, les fiches ne sont plus créées ni mises à jour ; on peut toujours consulter, rechercher, fusionner et supprimer les fiches existantes. Elles vivent jusqu’à la fin de leur durée de conservation.

## Ce que le fichier clients ne comprend pas

- Ce n’est pas un CRM : pas d’envois groupés, de notes ni d’étiquettes dans la fiche.
- Ni anniversaires ni rappels du type « cela fait longtemps ».
- Ni import ni export des clients dans un fichier.
- Ni remplissage des données à partir du numéro de téléphone avec un code par SMS.
- Ni statistiques sur les nouveaux clients et les clients réguliers.

## Questions fréquentes

### D’où viennent les données de la fiche ?

Du formulaire de la file : seuls les champs marqués « Conserver dans la fiche » sont repris, quand la personne rejoint la file ou prend rendez-vous. Un membre de l’équipe peut corriger les valeurs, et lui seul remplit les champs internes.

### Que se passe-t-il si le client n’a pas rempli un champ de la clé ?

La visite reste en dehors du fichier. Le visiteur n’y est pas obligé : c’est vous qui décidez si le champ est obligatoire dans le formulaire, et l’éditeur du formulaire rappelle que, sans clé, le client ne peut pas être reconnu.

### Le client voit-il les champs internes ?

Non. Un champ marqué « Visible uniquement par l’équipe » n’apparaît pas dans le formulaire du ticket ou du rendez-vous : l’équipe le remplit dans la fiche ou dans les fenêtres « Réserver par téléphone » et « Ajouter un ticket manuellement ».

### Peut-on donner un rendez-vous à partir de la fiche ?

Oui : « Réserver » ouvre le choix de la file, du jour et de l’heure avec un formulaire déjà rempli, et « Ajouter à la file » ajoute un ticket manuel. En savoir plus : [Rendez-vous sur créneau](https://kyuko.me/fr/queues/booking/).

### Combien de temps les données du client sont-elles conservées ?

La fiche est conservée 24 mois après la dernière visite. À la demande de la personne, un responsable la supprime immédiatement.

### Qui voit le fichier clients ?

Le propriétaire et les responsables voient tout le fichier. Un opérateur ne voit que les personnes qui ont un rendez-vous ou attendent dans une file qu’il sert, et celles dont la visite a lieu aujourd’hui, jusqu’à la fin de la journée ; un spécialiste, uniquement ses propres clients. Seuls le propriétaire et les responsables peuvent supprimer et fusionner des fiches. Un membre de l’assistance Kyuko ne le voit que pendant une session d’assistance (avec un motif, pour une heure, 8 heures au plus, visible par le propriétaire dans « Accès de l’assistance », qui peut y mettre fin, actions consignées dans le journal), pour aider au transfert du fichier et à la correction des données ; il ne modifie des fiches qu’en mode « Modifications », après avoir ressaisi son mot de passe.

### Le fichier clients est-il inclus dans la formule gratuite ?

Non : il est inclus dans les formules « Business » et « Réseau ». Après le passage à une formule inférieure, les fiches existantes restent consultables et supprimables, mais aucune nouvelle fiche n’est créée.

### Le fichier clients remplace-t-il un CRM ?

Non. Il retient les données du formulaire et les visites pour retrouver la personne et reprendre rendez-vous. Il n’a ni envois groupés, ni notes, ni étiquettes, ni programme de fidélité.

## À lire aussi

- [Rendez-vous sur créneau](https://kyuko.me/fr/queues/booking/)
- [File sans rendez-vous](https://kyuko.me/fr/queues/live/)
- [Salons et barbiers](https://kyuko.me/fr/for/beauty/)
- [Garage et pneus](https://kyuko.me/fr/for/auto-service/)
- [Tarifs](https://kyuko.me/fr/pricing/)