# Baza klientów: znajdź osobę i zarezerwuj ją ponownie

Zaktualizowano: 7 listopada 2026 · https://kyuko.me/pl/features/clients/

> **W skrócie.** Kyuko prowadzi kartę klienta z pól formularza, które zaznaczysz, i historię jego wizyt. Administrator znajduje osobę po numerze lub imieniu, rezerwuje termin albo dodaje do kolejki z już wypełnionym formularzem. Pola służbowe widzi tylko personel. Baza klientów jest w planach Biznes i Sieć.

## Skąd bierze się karta

1. **Zaznacz pola.** Na liście „Pola klienta” włączaj „Zapisuj w karcie” przy tym, co warto zapamiętać: imię, telefon, numer rejestracyjny. Dla pól o osobie — imię i nazwisko, imię, telefon, e-mail — jest włączone od razu.
2. **Wybierz, jak rozpoznawać.** Właściciel lub menedżer wybiera „Jak rozpoznajemy klienta” — od 1 do 3 pól, które razem oznaczają jedną osobę. Takie same wartości — ta sama karta.
3. **Osoba staje w kolejce lub rezerwuje.** Po bilecie lub rezerwacji usługa znajduje kartę po polach identyfikujących albo zakłada nową i przepisuje do niej zaznaczone odpowiedzi. Osoba nie robi nic dodatkowo.
4. **Karta się aktualizuje.** Nowa wartość zastępuje starą, pusta niczego nie kasuje. Wizyty sprzed wyboru pól identyfikujących usługa dodaje do bazy w tle, jeśli osoba zgodziła się na regulamin, który już opisuje bazę klientów, i dopóki ich odpowiedzi są jeszcze przechowywane (30 dni).

## Pola identyfikujące: jak usługa rozpoznaje osobę

**Przykłady pól identyfikujących**

| Biznes | Pola identyfikujące |
| --- | --- |
| Salon urody | „Telefon” i „Imię” |
| Wulkanizacja dla floty | „Numer rejestracyjny” |
| Przychodnia | „Telefon” i „Data urodzenia” |
| Klub | „Numer karty” |

- Polem identyfikującym może być pole z „Zapisuj w karcie” dowolnego typu, z wyjątkiem pola wyboru, tekstu wieloliniowego, listy z kilkoma odpowiedziami i pola służbowego.
- Wielkość liter, spacje, myślniki i podobnie wyglądające litery łacińskie i cyrylickie nie przeszkadzają: „WX 1234-A” i „wx1234a” to jedna wartość. E-mail i liczby porównuje się dokładnie.
- Odwiedzającego nie zmusza się do wypełnienia pola identyfikującego: bez niego wizyta zostaje poza bazą. Pracownik, który zakłada nową osobę, pola identyfikujące, o które pyta formularz kolejki, wypełnia obowiązkowo.

## Co jest w karcie

- **Dane:** Zaznaczone pola z datą aktualizacji; pola identyfikujące mają oznaczenie „Klucz”. Wartość bierze się z ostatniej wizyty lub poprawki pracownika.
- **Pola służbowe:** Osobna grupa „Służbowe”: wypełnia je tylko personel, odwiedzający ich nie widzi.
- **Zgłoszenia:** Wizyty od najnowszych do najstarszych: data, kolejka, bilet lub rezerwacja i jak się skończyła — obsłużona, nieobecność, odwołana lub jeszcze trwa.
- **Liczniki:** Ile razy osoba się zgłosiła i ile razy nie przyszła.
- **Zgoda i termin:** Zgoda na regulamin usługi i data, kiedy karta zostanie usunięta automatycznie.

## Pola służbowe: widzi tylko personel

Na liście „Pola klienta” pole można oznaczyć „Widzi tylko personel”. Takie pole żyje tylko w karcie: w formularzu biletu i rezerwacji odwiedzający go nie widzi, a polem identyfikującym nie bywa. Przykład — „Karta pacjenta” w przychodni: numer wpisuje rejestrator, a osoby o niego się nie pyta.

- Pole służbowe jest zawsze zapisywane w karcie: „Zapisuj w karcie” jest dla niego włączone i nie da się go wyłączyć.
- Wypełnia je personel: w karcie, a także w oknach „Zarezerwuj przez telefon” i „Dodaj bilet ręcznie” pod nagłówkiem „Służbowe · widzi tylko personel”. Obowiązkowe nie bywa.
- Wartości służbowe widać przy rezerwacji na stronie „Rezerwacje” pracownikom, którzy mają dostęp do bazy klientów.
- Służbowym nie zostanie wbudowane „Telefon” ani „E-mail”, pole identyfikujące ani pole, które już stoi w formularzu działającej kolejki. Pola służbowe zakłada się w planach z bazą klientów.

## Wyszukiwanie

- Od 3 znaków i ze środka słowa: „wal” znajdzie Kowalskiego, a „512 345” — telefon.
- Kilka słów szukanych jest w jednej karcie: „anna 512” znajdzie tylko tę, w której jest i imię, i numer.
- Szukać można po wszystkich polach albo w jednym, na przykład tylko w „Numerze rejestracyjnym”.

## Co można zrobić z kartą

- **Zarezerwuj:** Kolejka, dzień i godzina, a formularz jest już wypełniony z karty. Jeśli osoba ma e-mail, dostanie wiadomość z potwierdzeniem.
- **Dodaj do kolejki:** Bilet ręczny z danymi karty, gdy osoba jest już na miejscu.
- **Zmień:** Poprawić wartości pól, na przykład numer rejestracyjny.
- **Połącz:** Dwie karty tej samej osoby, powiedzmy z literówką w imieniu, łączy się w jedną: wizyty i liczniki przechodzą, puste pola się uzupełniają.
- **Usuń:** Karta znika od razu. Bilety i rezerwacje zostają, a odpowiedzi z formularza w nich, jak dotąd, są usuwane po 30 dniach.

Klienta można znaleźć także w oknach „Zarezerwuj przez telefon” i „Dodaj bilet ręcznie”: pole „Klient” szuka karty po słowie od 3 znaków i wypełnia z niej formularz; „Nowa osoba” zostawia formularz pusty. O rezerwacjach personelu — na stronie [Rezerwacja terminu](https://kyuko.me/pl/queues/booking/).

## Co widzi odwiedzający

- Przeglądarka sama podpowiada imię, telefon i e-mail, jak w innych formularzach.
- Formularz kolejki pamięta zaznaczone odpowiedzi na tym urządzeniu: pole „Zapamiętaj moje dane na tym urządzeniu” jest domyślnie zaznaczone, obok jest „Zapomnij zapisane”. Na nowym urządzeniu osoba wpisuje wszystko od nowa, a karta zaktualizuje się według pól identyfikujących.
- Po wpisanym numerze lub imieniu usługa nie podstawia danych z karty: dzięki temu nikt nie zobaczy cudzych danych, wpisawszy cudzy telefon.
- Regulamin usługi dla odwiedzających mówi, że organizacja może prowadzić bazę klientów, jak długo dane są przechowywane i że osoba może poprosić o ich usunięcie. Jak osoba staje w kolejce — o [kolejce z kodem QR](https://kyuko.me/pl/queues/live/).

## Okres przechowywania i usuwanie

- Karta jest usuwana automatycznie po 24 miesiącach od ostatniego zgłoszenia — biletu lub rezerwacji, także na przyszłość lub odwołanej.
- Na prośbę osoby menedżer usuwa kartę od razu.
- Usunięcie i łączenie kart oraz zmianę pól identyfikujących zapisuje dziennik zmian: kto i kiedy, bez danych osoby. Wyświetlenia kart nie są zapisywane.
- Kartę widzi tylko personel organizacji: na ekranie, w powiadomieniach i w statystykach jej nie ma.
- Więcej w [polityce prywatności](https://kyuko.me/pl/privacy/).

## Kto co może

**Uprawnienia w bazie klientów**

| Rola | Co może |
| --- | --- |
| Operator | Szuka, otwiera i poprawia kartę, rezerwuje i dodaje do kolejki |
| Właściciel i menedżer | To samo, a ponadto usuwają i łączą karty, wybierają pola identyfikujące, prowadzą listę „Pola klienta” i widzą dziennik zmian |

> **Uwaga.** Pracownik wsparcia Kyuko widzi bazę klientów tylko w sesji wsparcia: ma ona podany powód, trwa godzinę (najwyżej do 8 godzin), właściciele widzą ją w „Dostępie wsparcia” i mogą ją zakończyć, a działania zapisują się w dzienniku. Jest to potrzebne, by pomóc w przeniesieniu bazy i poprawie danych. W trybie „Podgląd” tylko czyta, a zmieniać karty może wyłącznie w trybie „Zmiany” po ponownym podaniu hasła.

## Baza klientów i plany

Baza klientów to funkcja planów Biznes i Sieć; w planie bezpłatnym jej nie ma. Ceny znajdziesz na stronie [Cennik](https://kyuko.me/pl/pricing/).

> **Uwaga.** Po obniżeniu planu karty nie są zakładane ani aktualizowane; przeglądać, szukać, łączyć i usuwać istniejące karty można nadal. Karty żyją do końca swojego okresu.

## Czego w bazie klientów nie ma

- To nie jest CRM: mailingów, notatek i etykiet w karcie nie ma.
- Urodzin i przypomnień „dawno Cię nie było”.
- Importu i eksportu klientów do pliku.
- Podstawiania danych po numerze telefonu z kodem z SMS-a.
- Statystyk nowych i powracających klientów.

## Najczęstsze pytania

### Skąd biorą się dane w karcie?

Z formularza kolejki: do karty trafiają tylko pola z oznaczeniem „Zapisuj w karcie”, gdy osoba staje w kolejce lub rezerwuje. Pracownik może poprawić wartości ręcznie, a pola służbowe wpisuje tylko on.

### Co będzie, jeśli klient nie wypełni pola identyfikującego?

Wizyta zostaje poza bazą. Odwiedzającego się nie zmusza: obowiązkowość pola w formularzu ustawiasz Ty, a edytor formularza podpowiada, że bez pola identyfikującego klienta nie da się rozpoznać.

### Czy klient widzi pola służbowe?

Nie. Pola z oznaczeniem „Widzi tylko personel” nie ma w formularzu biletu i rezerwacji: wypełnia je pracownik w karcie albo w oknach „Zarezerwuj przez telefon” i „Dodaj bilet ręcznie”.

### Czy można zarezerwować klienta z karty?

Tak: „Zarezerwuj” otwiera wybór kolejki, dnia i godziny z już wypełnionym formularzem, a „Dodaj do kolejki” dodaje bilet ręcznie. Więcej o [rezerwacji terminu](https://kyuko.me/pl/queues/booking/).

### Jak długo przechowywane są dane klienta?

Karta żyje 24 miesiące od ostatniego zgłoszenia. Na prośbę osoby menedżer usuwa ją od razu.

### Kto widzi bazę klientów?

Właściciel i menedżerowie widzą całą bazę. Operator — tylko tych, którzy są zarezerwowani lub stoją w kolejce, którą obsługuje, a tych, których wizyta jest dzisiaj — do końca dnia; specjalista — tylko swoich. Usuwać i łączyć karty mogą tylko właściciel i menedżer. Pracownik wsparcia Kyuko widzi ją tylko w sesji wsparcia (z podanym powodem, na godzinę, najwyżej do 8 godzin, właściciele widzą ją w „Dostępie wsparcia” i mogą ją zakończyć, a działania zapisują się w dzienniku), żeby pomóc w przeniesieniu bazy i poprawie danych; zmienia karty tylko w trybie „Zmiany” po ponownym podaniu hasła.

### Czy baza klientów jest w planie bezpłatnym?

Nie: to funkcja planów Biznes i Sieć. Po obniżeniu planu istniejące karty można przeglądać i usuwać, ale nowe się nie zakładają.

### Czy baza klientów zastąpi CRM?

Nie. Pamięta dane z formularza i wizyty, żeby znaleźć osobę i zarezerwować ją ponownie. Mailingów, notatek, etykiet i programów lojalnościowych w niej nie ma.

## Zobacz także

- [Rezerwacja terminu](https://kyuko.me/pl/queues/booking/)
- [Kolejka bez rezerwacji](https://kyuko.me/pl/queues/live/)
- [Salony i barbershopy](https://kyuko.me/pl/for/beauty/)
- [Warsztat i wulkanizacja](https://kyuko.me/pl/for/auto-service/)
- [Cennik](https://kyuko.me/pl/pricing/)