Як це працює
- 1
Менеджер вмикає запис
У налаштуваннях черги задає розклад на тиждень, тривалість слота й місткість. Запис налаштовують для кожної черги окремо; поки його не ввімкнено, запису немає.
- 2
Відвідувач обирає слот
У браузері бачить вільні слоти за днями, лишає телефон і погоджується з правилами сервісу. Email — за бажанням, лише для листів. Ні входу, ні застосунку.
- 3
Отримує сторінку запису
За посиланням на запис його можна перенести, скасувати чи додати в календар. Якщо вказано email, приходить лист із підтвердженням.
- 4
Приходить і відмічається
За 15 хвилин до часу запису відвідувач сканує QR черги й натискає «Я на місці». Відмітка діє й після часу запису, доки не мине запізнення, яке задав менеджер.
- 5
Стає в чергу
Відмічений запис отримує квиток із номером і стоїть у черзі перед тими, хто чекає без запису. Оператор викликає його в загальному порядку.
Що налаштовує менеджер
Налаштування запису свої в кожної черги; їх міняють власник і менеджер. Слоти не зберігаються: їх щоразу рахують із розкладу за місцевим часом точки. Кожен робочий проміжок від початку ділять на слоти заданої тривалості; неповний слот у кінці проміжку не створюється.
| Параметр | Що означає | Межі | Типово |
|---|---|---|---|
| Розклад | Робочі проміжки на кожен день тижня | До 4 проміжків на день, час кратно 5 хв | Не задано |
| Тривалість слота | Через скільки хвилин починається наступний слот | 5–240 хв, кратно 5 | 30 хв |
| Місткість | Скільки записів вміщує один слот | 1–50 | 1 |
| Горизонт запису | На скільки діб уперед можна записатися, рахуючи сьогодні | 1–60 діб | 14 діб |
| Мінімум до запису | За скільки хвилин до початку слота запис закривається для відвідувача | 0–1440 хв | 60 хв |
| Запізнення | Скільки хвилин після часу запису ще можна відмітитися | 0–60 хв | 10 хв |
| Закриті дати | Дні без слотів: свята, вихідні, ремонт | До 100 дат | Немає |
Примітка. Зміна налаштувань не скасовує чинних записів, навіть якщо місткість зменшили.
Що робить відвідувач
- Слоти
- Видно за днями разом із кількістю вільних місць. Записатися можна в межах горизонту запису, але не пізніше ніж за встановлений мінімум до початку слота.
- Що вказати
- Телефон і згода з правилами сервісу — обовʼязково. Email — за бажанням. Інші поля анкети черги — за її правилами.
- Скільки записів
- У кожній черзі — один чинний запис на браузер і один на номер телефону. З однієї мережі — не більше 5 записів за годину в одну чергу.
- Перенесення й скасування
- Перенести чи скасувати можна лише запис, що ще чекає, і лише до його початку. Перенесений запис лишається тим самим, із тим самим посиланням.
- Посилання як ключ
- Хто має посилання на запис, може його перенести чи скасувати, тож стороннім його пересилати не варто. Сторінка запису показує телефон лише частково, із прихованими цифрами.
- Календар
- Файл .ics додає в календар подію на час слота з адресою точки, посиланням на запис і нагадуванням за годину до початку.
Листи
- Листи йдуть лише тоді, коли вказано email, — простим текстом, українською.
- Підтвердження приходить одразу після запису: і коли записався сам відвідувач, і коли його записав працівник.
- Нагадування приходить за добу до початку. Якщо запис зроблено менш ніж за 26 годин до початку, нагадування не буде; після перенесення запису нагадування призначається наново.
- Лист про скасування приходить лише тоді, коли запис скасував працівник. Якщо запис скасував чи переніс сам відвідувач, листа немає.
- У листах лише час, черга, місце й посилання на запис: ні телефона, ні імені, ні відповідей анкети.
- Лист — додатковий канал, а не гарантія: адресу email не перевіряють, а в разі збою пошти повторної спроби немає.
Відмітка «Я на місці» й порядок у черзі
Відмітка відкривається за 15 хвилин до часу запису й діє ще впродовж допустимого запізнення після нього: типово 10 хвилин, менеджер задає від 0 до 60. Раніше чи пізніше система відмітки не приймає.
- Відвідувач відмічається зі сторінки черги (після сканування її QR) чи зі сторінки запису. У черзі з динамічним QR відмітку приймають лише зі сторінки черги з кодом, який зараз на екрані.
- Людині без смартфона прихід відмічає працівник, і теж лише у вікні відмітки. Поза ним людині додають звичайний квиток вручну, як відвідувачу без запису.
- Відмічений запис отримує квиток і в порядку черги стоїть перед тими, хто чекає без запису: спершу записані — за часом слота, потім відвідувачі без запису — за часом приходу. Записані не обганяють тих, кого вже викликано.
- Номер квитка — лише мітка, а не місце: місце задає порядок черги.
- Запис того, хто не відмітився до кінця вікна, закривають як «не прийшов»; після цього людина може стати в чергу як усі.
- Орієнтовний час для тих, хто стоїть без запису, враховує записаних, які ще прийдуть; за щільного запису він може бути трохи заниженим.
Примітка. Час запису — орієнтир, а не точна хвилина: черга жива, і працівник може бути зайнятий.
Що роблять працівники
- Із записами працюють власник, менеджер і оператор; кожен бачить записи лише тих черг, до яких має доступ.
- Працівники бачать перелік записів на день: час, стан, телефон, email, відповіді анкети й номер квитка.
- Записати людину по телефону може будь-який працівник: телефон обовʼязковий, а працівник підтверджує, що людина погодилась із правилами сервісу. Мінімум до запису на працівника не поширюється: він може записати людину на слот, що ще не почався.
- Запис, що ще чекає, можна скасувати будь-коли; якщо вказано email, людині йде лист.
- Перенести запис працівник не може: його скасовують і записують людину знову.
Аналітика записів
- Скільки записів було за період, скільки відмітились, скільки не відмітились, скільки скасовано — окремо самими відвідувачами й персоналом — і скільки ще попереду.
- Частка неявок — це частка тих, хто не відмітився, серед усіх, хто відмітився чи ні. Скасовані й ще не закриті записи в неї не входять.
- Пунктуальність відмітки: скільки людей відмітилися раніше, вчасно чи пізніше часу запису, і медіанне відхилення від нього.
- Канал запису: сам відвідувач за посиланням чи працівник по телефону — з часткою неявок кожного.
- У розділі «Очікування» записаних і відвідувачів без запису видно окремо, а у файлі CSV є колонка «За записом на».
Докладніше — про аналітику черги.
Дані запису
- Телефон, email, відповіді анкети й згода зберігаються окремо від запису й автоматично видаляються через 30 днів після дня запису; перенесення зсуває цей строк. Сам запис — час і стан — лишається.
- Контактні дані не потрапляють у листи, у файл календаря, на табло й у сповіщення; на сторінці запису телефон видно лише частково. Докладніше про дані — у політиці конфіденційності.
Запис і тарифи
Запис на час — можливість тарифів «Бізнес» і «Мережа»; на безкоштовному тарифі її немає. Запис працює в межах ліміту черг тарифу. Ціни й ліміти — на сторінці «Ціни».
Примітка. Після зниження тарифу чинні записи зберігаються: сторінка запису, скасування, календар і відмітка працюють. Нові записи й перенесення в такій черзі недоступні.
Чого в записі немає
- Про сам запис повідомляють лише листи на email, і лише якщо його вказано; SMS і Viber немає. Після відмітки квиток сповіщає, як звичайний: у браузері чи Telegram.
- Немає передоплати, депозитів, групових записів і списку очікування на зайнятий слот.
- Запис стосується черги в цілому: не можна записатися до окремого фахівця чи місця обслуговування, на послугу з власною тривалістю чи за календарем працівника.
- Розклад запису свій у кожної черги: окремого розкладу точки й автоматичної зміни стану черги за розкладом немає.
Часті питання
Чи потрібен відвідувачу застосунок або акаунт?
Ні. Запис робиться в браузері: обирають слот, вказують телефон і погоджуються з правилами сервісу. Посилання на запис лишається в телефоні, а коли вказано email, його ще й надсилають листом.
Що обовʼязково вказувати під час запису?
Телефон і згоду з правилами сервісу. Email — за бажанням, лише для листів. Телефон, email і відповіді анкети видаляються автоматично через 30 днів після дня запису.
Скільки людей можна записати на один слот?
Це задає менеджер: місткість слота від 1 до 50 записів, типово 1. Вільні місця — це місткість мінус записи, що чекають або вже відмічені.
Що буде, якщо людина спізниться?
Відмітка діє й після часу запису, доки не мине запізнення: типово 10 хвилин, менеджер задає від 0 до 60. Після цього запис закривається як «не прийшов», а людина може стати в чергу як усі.
Чи випереджають записані тих, хто чекає без запису?
Так, але лише після відмітки «Я на місці», а вона відкривається за 15 хвилин до часу запису. Записані не обганяють тих, кого вже викликано. Орієнтовний час для тих, хто чекає без запису, враховує записаних, які ще прийдуть.
Чи можна записати людину по телефону?
Так. Працівник створює запис, вказавши телефон людини, і підтверджує її згоду з правилами сервісу; якщо вказано email, їй надійде лист із підтвердженням.
Чи надсилає Kyuko SMS про запис?
Ні. Про запис повідомляють листи на email, і лише якщо його вказано. Після відмітки квиток працює як звичайний, зі сповіщеннями в браузері чи Telegram.
Чи можна записатися до конкретного майстра чи лікаря?
Ні: запис — на чергу в цілому. Якщо потрібен запис до кожного фахівця окремо, заведіть для кожного свою чергу, бо розклад запису свій у кожної; скільки черг доступно, залежить від тарифу.
Створіть першу чергу безкоштовно
Безкоштовний тариф: 1 черга і 3 місця обслуговування. Платні тарифи — коли потрібно більше.