Skąd bierze się karta
- 1
Zaznacz pola
Na liście „Pola klienta” włączaj „Zapisuj w karcie” przy tym, co warto zapamiętać: imię, telefon, numer rejestracyjny. Dla pól o osobie — imię i nazwisko, imię, telefon, e-mail — jest włączone od razu.
- 2
Wybierz, jak rozpoznawać
Właściciel lub menedżer wybiera „Jak rozpoznajemy klienta” — od 1 do 3 pól, które razem oznaczają jedną osobę. Takie same wartości — ta sama karta.
- 3
Osoba staje w kolejce lub rezerwuje
Po bilecie lub rezerwacji usługa znajduje kartę po polach identyfikujących albo zakłada nową i przepisuje do niej zaznaczone odpowiedzi. Osoba nie robi nic dodatkowo.
- 4
Karta się aktualizuje
Nowa wartość zastępuje starą, pusta niczego nie kasuje. Wizyty sprzed wyboru pól identyfikujących usługa dodaje do bazy w tle, jeśli osoba zgodziła się na regulamin, który już opisuje bazę klientów, i dopóki ich odpowiedzi są jeszcze przechowywane (30 dni).
Pola identyfikujące: jak usługa rozpoznaje osobę
| Biznes | Pola identyfikujące |
|---|---|
| Salon urody | „Telefon” i „Imię” |
| Wulkanizacja dla floty | „Numer rejestracyjny” |
| Przychodnia | „Telefon” i „Data urodzenia” |
| Klub | „Numer karty” |
- Polem identyfikującym może być pole z „Zapisuj w karcie” dowolnego typu, z wyjątkiem pola wyboru, tekstu wieloliniowego, listy z kilkoma odpowiedziami i pola służbowego.
- Wielkość liter, spacje, myślniki i podobnie wyglądające litery łacińskie i cyrylickie nie przeszkadzają: „WX 1234-A” i „wx1234a” to jedna wartość. E-mail i liczby porównuje się dokładnie.
- Odwiedzającego nie zmusza się do wypełnienia pola identyfikującego: bez niego wizyta zostaje poza bazą. Pracownik, który zakłada nową osobę, pola identyfikujące, o które pyta formularz kolejki, wypełnia obowiązkowo.
Co jest w karcie
- Dane
- Zaznaczone pola z datą aktualizacji; pola identyfikujące mają oznaczenie „Klucz”. Wartość bierze się z ostatniej wizyty lub poprawki pracownika.
- Pola służbowe
- Osobna grupa „Służbowe”: wypełnia je tylko personel, odwiedzający ich nie widzi.
- Zgłoszenia
- Wizyty od najnowszych do najstarszych: data, kolejka, bilet lub rezerwacja i jak się skończyła — obsłużona, nieobecność, odwołana lub jeszcze trwa.
- Liczniki
- Ile razy osoba się zgłosiła i ile razy nie przyszła.
- Zgoda i termin
- Zgoda na regulamin usługi i data, kiedy karta zostanie usunięta automatycznie.
Pola służbowe: widzi tylko personel
Na liście „Pola klienta” pole można oznaczyć „Widzi tylko personel”. Takie pole żyje tylko w karcie: w formularzu biletu i rezerwacji odwiedzający go nie widzi, a polem identyfikującym nie bywa. Przykład — „Karta pacjenta” w przychodni: numer wpisuje rejestrator, a osoby o niego się nie pyta.
- Pole służbowe jest zawsze zapisywane w karcie: „Zapisuj w karcie” jest dla niego włączone i nie da się go wyłączyć.
- Wypełnia je personel: w karcie, a także w oknach „Zarezerwuj przez telefon” i „Dodaj bilet ręcznie” pod nagłówkiem „Służbowe · widzi tylko personel”. Obowiązkowe nie bywa.
- Wartości służbowe widać przy rezerwacji na stronie „Rezerwacje” pracownikom, którzy mają dostęp do bazy klientów.
- Służbowym nie zostanie wbudowane „Telefon” ani „E-mail”, pole identyfikujące ani pole, które już stoi w formularzu działającej kolejki. Pola służbowe zakłada się w planach z bazą klientów.
Wyszukiwanie
- Od 3 znaków i ze środka słowa: „wal” znajdzie Kowalskiego, a „512 345” — telefon.
- Kilka słów szukanych jest w jednej karcie: „anna 512” znajdzie tylko tę, w której jest i imię, i numer.
- Szukać można po wszystkich polach albo w jednym, na przykład tylko w „Numerze rejestracyjnym”.
Co można zrobić z kartą
- Zarezerwuj
- Kolejka, dzień i godzina, a formularz jest już wypełniony z karty. Jeśli osoba ma e-mail, dostanie wiadomość z potwierdzeniem.
- Dodaj do kolejki
- Bilet ręczny z danymi karty, gdy osoba jest już na miejscu.
- Zmień
- Poprawić wartości pól, na przykład numer rejestracyjny.
- Połącz
- Dwie karty tej samej osoby, powiedzmy z literówką w imieniu, łączy się w jedną: wizyty i liczniki przechodzą, puste pola się uzupełniają.
- Usuń
- Karta znika od razu. Bilety i rezerwacje zostają, a odpowiedzi z formularza w nich, jak dotąd, są usuwane po 30 dniach.
Klienta można znaleźć także w oknach „Zarezerwuj przez telefon” i „Dodaj bilet ręcznie”: pole „Klient” szuka karty po słowie od 3 znaków i wypełnia z niej formularz; „Nowa osoba” zostawia formularz pusty. O rezerwacjach personelu — na stronie Rezerwacja terminu.
Co widzi odwiedzający
- Przeglądarka sama podpowiada imię, telefon i e-mail, jak w innych formularzach.
- Formularz kolejki pamięta zaznaczone odpowiedzi na tym urządzeniu: pole „Zapamiętaj moje dane na tym urządzeniu” jest domyślnie zaznaczone, obok jest „Zapomnij zapisane”. Na nowym urządzeniu osoba wpisuje wszystko od nowa, a karta zaktualizuje się według pól identyfikujących.
- Po wpisanym numerze lub imieniu usługa nie podstawia danych z karty: dzięki temu nikt nie zobaczy cudzych danych, wpisawszy cudzy telefon.
- Regulamin usługi dla odwiedzających mówi, że organizacja może prowadzić bazę klientów, jak długo dane są przechowywane i że osoba może poprosić o ich usunięcie. Jak osoba staje w kolejce — o kolejce z kodem QR.
Okres przechowywania i usuwanie
- Karta jest usuwana automatycznie po 24 miesiącach od ostatniego zgłoszenia — biletu lub rezerwacji, także na przyszłość lub odwołanej.
- Na prośbę osoby menedżer usuwa kartę od razu.
- Usunięcie i łączenie kart oraz zmianę pól identyfikujących zapisuje dziennik zmian: kto i kiedy, bez danych osoby. Wyświetlenia kart nie są zapisywane.
- Kartę widzi tylko personel organizacji: na ekranie, w powiadomieniach i w statystykach jej nie ma.
- Więcej w polityce prywatności.
Kto co może
| Rola | Co może |
|---|---|
| Operator | Szuka, otwiera i poprawia kartę, rezerwuje i dodaje do kolejki |
| Właściciel i menedżer | To samo, a ponadto usuwają i łączą karty, wybierają pola identyfikujące, prowadzą listę „Pola klienta” i widzą dziennik zmian |
Uwaga. Pracownik wsparcia Kyuko widzi bazę klientów tylko w sesji wsparcia: ma ona podany powód, trwa godzinę (najwyżej do 8 godzin), właściciele widzą ją w „Dostępie wsparcia” i mogą ją zakończyć, a działania zapisują się w dzienniku. Jest to potrzebne, by pomóc w przeniesieniu bazy i poprawie danych. W trybie „Podgląd” tylko czyta, a zmieniać karty może wyłącznie w trybie „Zmiany” po ponownym podaniu hasła.
Baza klientów i plany
Baza klientów to funkcja planów Biznes i Sieć; w planie bezpłatnym jej nie ma. Ceny znajdziesz na stronie Cennik.
Uwaga. Po obniżeniu planu karty nie są zakładane ani aktualizowane; przeglądać, szukać, łączyć i usuwać istniejące karty można nadal. Karty żyją do końca swojego okresu.
Czego w bazie klientów nie ma
- To nie jest CRM: mailingów, notatek i etykiet w karcie nie ma.
- Urodzin i przypomnień „dawno Cię nie było”.
- Importu i eksportu klientów do pliku.
- Podstawiania danych po numerze telefonu z kodem z SMS-a.
- Statystyk nowych i powracających klientów.
Najczęstsze pytania
Skąd biorą się dane w karcie?
Z formularza kolejki: do karty trafiają tylko pola z oznaczeniem „Zapisuj w karcie”, gdy osoba staje w kolejce lub rezerwuje. Pracownik może poprawić wartości ręcznie, a pola służbowe wpisuje tylko on.
Co będzie, jeśli klient nie wypełni pola identyfikującego?
Wizyta zostaje poza bazą. Odwiedzającego się nie zmusza: obowiązkowość pola w formularzu ustawiasz Ty, a edytor formularza podpowiada, że bez pola identyfikującego klienta nie da się rozpoznać.
Czy klient widzi pola służbowe?
Nie. Pola z oznaczeniem „Widzi tylko personel” nie ma w formularzu biletu i rezerwacji: wypełnia je pracownik w karcie albo w oknach „Zarezerwuj przez telefon” i „Dodaj bilet ręcznie”.
Czy można zarezerwować klienta z karty?
Tak: „Zarezerwuj” otwiera wybór kolejki, dnia i godziny z już wypełnionym formularzem, a „Dodaj do kolejki” dodaje bilet ręcznie. Więcej o rezerwacji terminu.
Jak długo przechowywane są dane klienta?
Karta żyje 24 miesiące od ostatniego zgłoszenia. Na prośbę osoby menedżer usuwa ją od razu.
Kto widzi bazę klientów?
Właściciel i menedżerowie widzą całą bazę. Operator — tylko tych, którzy są zarezerwowani lub stoją w kolejce, którą obsługuje, a tych, których wizyta jest dzisiaj — do końca dnia; specjalista — tylko swoich. Usuwać i łączyć karty mogą tylko właściciel i menedżer. Pracownik wsparcia Kyuko widzi ją tylko w sesji wsparcia (z podanym powodem, na godzinę, najwyżej do 8 godzin, właściciele widzą ją w „Dostępie wsparcia” i mogą ją zakończyć, a działania zapisują się w dzienniku), żeby pomóc w przeniesieniu bazy i poprawie danych; zmienia karty tylko w trybie „Zmiany” po ponownym podaniu hasła.
Czy baza klientów jest w planie bezpłatnym?
Nie: to funkcja planów Biznes i Sieć. Po obniżeniu planu istniejące karty można przeglądać i usuwać, ale nowe się nie zakładają.
Czy baza klientów zastąpi CRM?
Nie. Pamięta dane z formularza i wizyty, żeby znaleźć osobę i zarezerwować ją ponownie. Mailingów, notatek, etykiet i programów lojalnościowych w niej nie ma.
Utwórz pierwszą kolejkę za darmo
Plan bezpłatny: 1 kolejka i 3 stanowiska obsługi. Plany płatne — gdy potrzebujesz więcej.