Come nasce una scheda
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Scegli i campi
Nell’elenco «Campi cliente» attiva «Conserva nella scheda» per ciò che vale la pena ricordare: nome, telefono, targa. Per i campi sulla persona (nome e cognome, nome, telefono, email) è attivo da subito.
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Scegli come riconoscere la persona
Titolare o Responsabile sceglie «Come riconosciamo un cliente»: da 1 a 3 campi che insieme indicano una sola persona. Valori uguali, stessa scheda.
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La persona si mette in coda o prenota
Dopo un ticket o un appuntamento il servizio trova la scheda in base ai campi identificativi, o ne crea una nuova, e vi copia le risposte scelte. La persona non deve fare nulla in più.
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La scheda si aggiorna
Un valore nuovo sostituisce quello vecchio, un campo vuoto non cancella nulla. Le visite precedenti alla scelta dei campi identificativi il servizio le aggiunge in background, se la persona ha accettato condizioni d’uso che già descrivono l’anagrafica clienti e finché le sue risposte sono conservate (30 giorni).
Campi identificativi: come il servizio riconosce la persona
| Attività | Campi identificativi |
|---|---|
| Salone di bellezza | «Telefono» e «Nome» |
| Gommista per flotte aziendali | «Targa» |
| Clinica | «Telefono» e «Data di nascita» |
| Circolo | «Numero di tessera» |
- Può essere identificativo un campo con «Conserva nella scheda» di qualsiasi tipo, tranne casella di spunta, testo su più righe, elenco a scelta multipla e campo interno.
- Maiuscole, spazi, trattini e lettere latine e cirilliche identiche alla vista non contano: «AB 123 CD» e «ab123cd» sono lo stesso valore. Email e numeri si confrontano in modo esatto.
- Il visitatore non è obbligato a compilare un campo identificativo: senza, la visita resta fuori dall’anagrafica. Chi del personale crea una nuova persona deve invece compilare i campi identificativi che chiede il modulo della coda.
Cosa c’è nella scheda
- Dati
- I campi scelti con la data di aggiornamento; i campi identificativi hanno l’etichetta «Identificativo». Il valore viene dall’ultima visita o dall’ultima modifica del personale.
- Campi interni
- Un gruppo a parte, «Campi interni»: li compila solo il personale, il visitatore non li vede.
- Visite
- Dalla più recente: data, coda, ticket o appuntamento ed esito (servito, assente, annullato o ancora in corso).
- Contatori
- Quante volte la persona è venuta e quante volte non si è presentata.
- Consenso e scadenza
- L’accettazione delle condizioni d’uso e la data in cui la scheda verrà eliminata automaticamente.
Campi interni: visibili solo al personale
Nell’elenco «Campi cliente» un campo si può contrassegnare come «Visibile solo al personale». Un campo così esiste solo nella scheda: il visitatore non lo vede nel modulo del ticket o dell’appuntamento, e non può essere identificativo. Un esempio è il «Numero di cartella» in una clinica: lo inserisce la reception, senza chiederlo alla persona.
- Un campo interno si conserva sempre nella scheda: «Conserva nella scheda» è attivo e non si può disattivare.
- Lo compila il personale: nella scheda e nelle finestre «Prenota per telefono» e «Aggiungi un ticket a mano», sotto il titolo «Campi interni · visibili solo al personale». Non può essere obbligatorio.
- I valori interni sono visibili accanto all’appuntamento nella pagina «Appuntamenti» per chi del personale ha accesso all’anagrafica clienti.
- Non possono diventare interni i campi predefiniti «Telefono» ed «Email», un campo identificativo e un campo già presente nel modulo di una coda attiva. I campi interni si creano nei piani con anagrafica clienti.
Ricerca
- Da 3 caratteri, anche a metà parola: «ross» trova Rossi, e «312 345» un numero di telefono.
- Più parole si cercano nella stessa scheda: «giulia 312» trova solo quella con sia il nome sia il numero.
- Si può cercare in tutti i campi o in uno solo, per esempio solo in «Targa».
Cosa si può fare con una scheda
- Prenota
- Coda, giorno e orario, con il modulo già compilato dalla scheda. Se la persona ha un’email, riceve un’email di conferma.
- Metti in coda
- Un ticket aggiunto a mano con i dati della scheda, quando la persona è già sul posto.
- Modifica
- Correggere i valori dei campi, per esempio la targa.
- Unisci
- Due schede della stessa persona, magari con un errore di battitura nel nome, diventano una sola: visite e contatori passano, i campi vuoti si completano.
- Elimina
- La scheda sparisce subito. Ticket e appuntamenti restano, e le risposte al modulo in essi vengono comunque eliminate dopo 30 giorni.
Un cliente si trova anche nelle finestre «Prenota per telefono» e «Aggiungi un ticket a mano»: il campo «Cliente» cerca la scheda da 3 caratteri e compila il modulo; «Nuova persona» lascia il modulo vuoto. Sugli appuntamenti fissati dal personale vedi la prenotazione a orario.
Cosa vede il visitatore
- Il browser propone da solo nome, telefono ed email, come negli altri moduli.
- Il modulo della coda ricorda le risposte scelte su questo dispositivo: «Ricorda i miei dati su questo dispositivo» è selezionato di default e accanto c’è «Dimentica i dati salvati». Su un nuovo dispositivo la persona inserisce tutto di nuovo e la scheda si aggiorna in base ai campi identificativi.
- Dal numero o dal nome inserito il servizio non compila nulla con i dati della scheda: così nessuno vede i dati di un’altra persona digitando il suo telefono.
- Le condizioni d’uso per i visitatori dicono che l’organizzazione può tenere un’anagrafica clienti, per quanto tempo si conservano i dati e che la persona può chiederne l’eliminazione. Come ci si mette in coda lo spiega la coda con QR senza appuntamento.
Conservazione ed eliminazione
- La scheda viene eliminata automaticamente 24 mesi dopo l’ultimo ticket o appuntamento, compresi quelli futuri o annullati.
- Su richiesta della persona, il ruolo Responsabile elimina la scheda subito.
- Eliminazione e unione di schede e cambio dei campi identificativi finiscono nel registro modifiche: chi e quando, senza i dati della persona. Le consultazioni delle schede non vengono registrate.
- La scheda la vede solo il personale dell’organizzazione: non compare su schermi, notifiche o statistiche.
- Per i dettagli vedi l’informativa sulla privacy.
Chi può fare cosa
| Ruolo | Cosa può fare |
|---|---|
| Operatore | Cerca, apre e corregge una scheda, prenota e mette in coda |
| Titolare e Responsabile | Lo stesso, e inoltre eliminano e uniscono schede, scelgono i campi identificativi, gestiscono l’elenco «Campi cliente» e vedono il registro modifiche |
Nota. L’assistenza di Kyuko vede l’anagrafica clienti solo in una sessione di assistenza: ha un motivo, dura un’ora (al massimo 8 ore), i titolari la vedono in «Accesso dell’assistenza» e possono chiuderla, e le azioni finiscono nel registro. Serve ad aiutare a trasferire un’anagrafica e a correggere i dati. In modalità «Visualizzazione» l’assistenza può solo leggere; può modificare le schede solo in modalità «Modifiche», dopo aver inserito di nuovo la password.
Anagrafica clienti e piani
L’anagrafica clienti è inclusa nei piani «Business» e «Rete»; nel piano gratuito non c’è. Vedi la pagina Prezzi.
Nota. Dopo il passaggio a un piano inferiore le schede non vengono più create né aggiornate; quelle esistenti si possono ancora consultare, cercare, unire ed eliminare. Le schede restano fino alla fine del loro periodo di conservazione.
Cosa l’anagrafica clienti non ha
- Non è un CRM: nella scheda non ci sono invii di massa, note né etichette.
- Compleanni e promemoria del tipo «non vieni da tanto».
- Importazione ed esportazione dei clienti su file.
- Compilazione dei dati a partire dal numero di telefono con un codice via SMS.
- Statistiche su clienti nuovi e abituali.
Domande frequenti
Da dove arrivano i dati nella scheda?
Dal modulo della coda: nella scheda finiscono solo i campi con «Conserva nella scheda», quando la persona si mette in coda o prenota. Il personale può correggere i valori a mano, e i campi interni li compila solo il personale.
Cosa succede se il cliente non compila un campo identificativo?
La visita resta fuori dall’anagrafica. Il visitatore non è obbligato: sei tu a decidere quali campi del modulo sono obbligatori, e l’editor del modulo avvisa che senza campo identificativo il cliente non si può riconoscere.
Il cliente vede i campi interni?
No. Un campo «Visibile solo al personale» non c’è nel modulo del ticket o dell’appuntamento: lo compila il personale nella scheda o nelle finestre «Prenota per telefono» e «Aggiungi un ticket a mano».
Si può prenotare un cliente dalla scheda?
Sì: «Prenota» apre la scelta di coda, giorno e orario con il modulo già compilato, e «Metti in coda» aggiunge un ticket a mano. Vedi la prenotazione a orario.
Per quanto tempo si conservano i dati del cliente?
La scheda resta 24 mesi dall’ultima visita o appuntamento. Su richiesta della persona, il ruolo Responsabile la elimina subito.
Chi vede l’anagrafica clienti?
Titolare e Responsabile vedono tutta l’anagrafica. Il ruolo Operatore vede solo chi ha un appuntamento o è in attesa in una coda che serve, e chi ha una visita oggi fino a fine giornata; uno specialista vede solo i propri clienti. Eliminare e unire schede possono solo Titolare e Responsabile. L’assistenza di Kyuko la vede solo in una sessione di assistenza (con un motivo, per un’ora, al massimo 8 ore; i titolari la vedono in «Accesso dell’assistenza» e possono chiuderla; le azioni finiscono nel registro), per aiutare a trasferire l’anagrafica e a correggere i dati; modifica le schede solo in modalità «Modifiche», dopo aver inserito di nuovo la password.
L’anagrafica clienti c’è nel piano gratuito?
No: è inclusa nei piani «Business» e «Rete». Dopo il passaggio a un piano inferiore le schede esistenti si possono consultare ed eliminare, ma non se ne creano di nuove.
L’anagrafica clienti sostituisce un CRM?
No. Ricorda i dati del modulo e le visite per trovare la persona e fissare un nuovo appuntamento. Invii di massa, note, etichette e programmi fedeltà non ci sono.
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