Come funziona
L’orario sul telefono, il check-in sul posto, la chiamata
Scena della prenotazione a orario: si sceglie domani alle 12:30, il giorno della visita si tocca «Sono qui» e si riceve il numero A-105, poi lo schermo chiama A-105 alla postazione 1
Orari liberi giorno per giorno; telefono o email, senza accesso
«Sono qui» da 15 minuti prima dell’orario e un numero in coda
Chi ha prenotato passa davanti a chi è senza appuntamento
Solo su appuntamento o insieme alla coda senza appuntamento
La prenotazione si attiva coda per coda: nell’area di gestione è la finestra «Come funziona la coda». Si può prenotare nelle code di due tipi.
- Solo su appuntamento
- Il numero lo riceve solo chi ha un appuntamento. La pagina della coda propone «Prenota un orario» e, a chi ha già prenotato, di aprire il proprio appuntamento e toccare «Sono qui». Senza appuntamento non ci si mette in coda con il codice QR; il personale può però aggiungere una persona a mano.
- Con e senza appuntamento
- Nella pagina della coda ci sono sia «Mettiti in coda» sia la prenotazione: «Scegli un giorno e un orario — senza fare la fila». Chi ha prenotato e ha fatto il check-in passa davanti a chi è senza appuntamento. Chi non vuole aspettare il proprio orario può mettersi in coda subito.
Questa pagina parla della modalità di prenotazione «Solo orario»: la giornata è divisa in slot uguali e per ogni orario può prenotare un numero stabilito di persone. Se la persona sceglie anche servizi e specialista, è l’appuntamento con uno specialista.
Come si prenota
- 1
Apre la prenotazione
Scansiona il codice QR della coda o apre il link di prenotazione dal sito, dai social o da un messenger. Senza accesso e senza app.
- 2
Sceglie giorno e orario
Vede gli orari liberi giorno per giorno, per tutti i giorni in anticipo consentiti dall’attività.
- 3
Lascia un recapito
Di default il telefono; l’attività può chiedere l’email al posto del telefono o insieme. Poi i campi del modulo, se è impostato, e l’accettazione delle condizioni d’uso e del trattamento dei dati personali.
- 4
Riceve la pagina dell’appuntamento
Con orario e luogo, «Aggiungi al calendario», «Sposta» e «Annulla l’appuntamento». Se ha indicato l’email, riceve anche l’email «Appuntamento confermato».
- 5
Arriva e tocca «Sono qui»
Il check-in si apre 15 minuti prima dell’orario. La persona riceve un numero e passa davanti a chi è senza appuntamento.
Cosa imposta l’attività
La prenotazione si imposta nella sezione «Prenotazione appuntamenti» della pagina della coda: ogni coda ha orari e regole propri. Possono modificarli i ruoli Titolare e Responsabile.
| Impostazione | Che cosa significa | Valori | Predefinito |
|---|---|---|---|
| Durata dello slot | Dopo quanti minuti inizia l’orario di prenotazione successivo | 5–240 min | 30 min |
| Quante persone insieme | Quanti appuntamenti accetta uno stesso orario | 1–50 | 1 |
| Orari di prenotazione | Quando si può prenotare: per gruppi di giorni, con pause | Fino a 4 fasce al giorno | Non impostati |
| Quanti giorni in anticipo | Per quanti giorni si vedono gli orari liberi, oggi compreso | 1–60 giorni | 14 giorni |
| Ultimo momento per prenotare | Fino a quanto prima dell’inizio i visitatori possono ancora prenotare | Da «fino all’inizio» a «1 giorno prima dell’inizio» | 1 h prima dell’inizio |
| Quanto aspettare chi è in ritardo | Per quanti minuti dopo l’orario si può ancora fare il check-in | 0–60 min | 10 min |
| Giorni senza prenotazioni | Festivi, chiusure, lavori: periodi «dal … al …» | Fino a 366 giorni | Nessuno |
Nota. Cambiare le impostazioni non annulla gli appuntamenti esistenti, nemmeno se riduci il numero di persone per orario.
Pagina dell’appuntamento ed email
- La persona può spostare o annullare l’appuntamento da sola fino all’inizio; il link all’appuntamento resta lo stesso.
- Il link all’appuntamento funziona come una chiave: chi lo ha può spostare o annullare l’appuntamento, quindi non va inoltrato ad altri. Nella pagina il telefono è visibile solo in parte.
- «Aggiungi al calendario» crea un evento con l’indirizzo della sede e il link all’appuntamento; il calendario lo ricorda un’ora prima.
- In ogni coda è ammesso un solo appuntamento in attesa per browser e per numero di telefono oppure, se la persona ha lasciato solo l’email, per email.
Le email partono solo se è stato indicato un indirizzo email:
- «Appuntamento confermato»: subito dopo la prenotazione, sia quando la persona prenota da sola sia quando la prenota il personale;
- «Promemoria dell’appuntamento»: un giorno prima dell’orario; chi prenota meno di un giorno e due ore prima della visita non lo riceve;
- «Appuntamento annullato»: quando l’appuntamento lo annulla il personale; «Appuntamento spostato»: quando il personale lo sposta e seleziona «Invia un’email alla persona». Le modifiche fatte da sé la persona le vede nella pagina dell’appuntamento, quindi per quelle non arrivano email.
Check-in con «Sono qui» e ordine in coda
Il check-in si apre 15 minuti prima dell’orario e resta possibile fino alla fine del ritardo consentito dall’attività. Prima o dopo il sistema non lo accetta.
- Dalla pagina della coda, dopo aver scansionato il suo codice QR. Se il QR della coda è dinamico, serve il codice che è in quel momento sullo schermo.
- Dalla pagina dell’appuntamento, quando il QR della coda è stampato.
- Per chi non ha lo smartphone, l’arrivo lo segna il personale con «Presente».
- Un appuntamento con check-in riceve un numero e passa davanti a chi è senza appuntamento; tra loro, chi ha prenotato è in ordine di orario.
- Se il check-in non arriva entro la fine della finestra, l’appuntamento si chiude come «Assente». In una coda «Con e senza appuntamento» la persona può mettersi in coda senza appuntamento; in una coda «Solo su appuntamento» può prenotare di nuovo o chiedere al personale di essere aggiunta a mano.
Nota. L’orario dell’appuntamento è un riferimento, non il minuto esatto: la coda è dal vivo e chi serve può essere ancora occupato.
Cosa fa il personale
- «Prenota per telefono»: Titolare, Responsabile od Operatore inserisce il telefono o l’email della persona, come chiede il modulo di prenotazione, e conferma che ha accettato le condizioni d’uso. Il limite «Ultimo momento per prenotare» non vale per il personale.
- «Sposta l’appuntamento» a un altro orario libero finché la finestra del check-in è aperta: se la persona telefona per avvisare di un ritardo, l’appuntamento si sposta. Con «Invia un’email alla persona» selezionato arriva un’email con il nuovo orario, se l’indirizzo è stato indicato.
- Un appuntamento in attesa si può annullare in qualsiasi momento; se la persona ha indicato l’email, riceve un’email.
- Il campo «Cliente» della finestra trova un cliente abituale: la scheda dell’anagrafica clienti compila il modulo e i campi interni della scheda compaiono sotto «Campi interni · visibili solo al personale».
- Gli appuntamenti del giorno sono nella pagina «Appuntamenti» e nel pannello chiamate: orario, stato, telefono, email e risposte al modulo. Ogni persona del personale vede solo gli appuntamenti delle code a cui ha accesso.
Link e codice QR per prenotare
La finestra «Link e QR» nella sezione «Prenotazione appuntamenti» offre l’indirizzo per prenotare nella coda, un codice QR da stampare (SVG o PNG) e il link alla pagina della sede. La aprono i ruoli Titolare e Responsabile.
- La pagina della sede raccoglie le code in cui ora si può prenotare: «Scegli cosa prenotare». Se non ci sono prenotazioni aperte, lo dice.
- Anche il codice QR della coda su un cartello porta alla prenotazione: la pagina di una coda con prenotazione propone di prenotare.
Statistiche degli appuntamenti
- Quanti appuntamenti ci sono stati nel periodo, quanti con check-in, quanti senza, quanti annullati (separatamente da visitatori e personale) e quanti sono ancora da venire.
- «Quota di assenze»: la quota di appuntamenti senza check-in su tutti quelli con e senza check-in. Gli appuntamenti annullati e quelli non ancora chiusi non sono conteggiati.
- «Puntualità del check-in»: quante persone l’hanno fatto in anticipo, in orario o in ritardo rispetto all’appuntamento, e lo scostamento mediano.
- «Canale di prenotazione»: la persona da sola tramite link o il personale per telefono, con la quota di assenze di ciascuno.
Vedi le statistiche della coda.
Dati degli appuntamenti
- Telefono, email, risposte al modulo e consenso sono conservati separatamente dall’appuntamento e vengono eliminati automaticamente 30 giorni dopo il giorno dell’appuntamento; uno spostamento sposta anche questo termine. L’appuntamento in sé, cioè orario e stato, resta.
- I recapiti non finiscono nelle email, nel file del calendario, sugli schermi né nelle notifiche. Per i dettagli sui dati vedi l’informativa sulla privacy.
Prenotazione e piani
La prenotazione a orario è inclusa nei piani «Business» e «Rete»; nel piano Gratuito non c’è. Funziona entro il limite di code del piano. Prezzi e limiti nella pagina Prezzi.
Nota. Se passi a un piano inferiore, gli appuntamenti esistenti restano: pagina dell’appuntamento, annullamento, calendario e check-in funzionano. In quella coda però non si possono fare nuovi appuntamenti né spostamenti.
Cosa la prenotazione non include
- SMS e Viber: per gli appuntamenti si usano le email e, dopo il check-in, le notifiche del ticket nel browser o su Telegram.
- Pagamenti anticipati, caparre, appuntamenti di gruppo e lista d’attesa per gli orari occupati.
- Orari comuni per tutta la sede: ogni coda ha i propri orari di prenotazione.
Domande frequenti
Al visitatore serve un’app o un account?
No. Si prenota nel browser: la persona sceglie l’orario, lascia il telefono o l’email, come chiede l’attività, e accetta le condizioni d’uso. Il link all’appuntamento resta sul telefono e, se l’email è indicata, arriva anche per email.
Che differenza c’è tra «Solo su appuntamento» e «Con e senza appuntamento»?
Nel primo caso il numero lo riceve solo chi ha un appuntamento: senza appuntamento non ci si mette in coda con il codice QR, a meno che il personale non aggiunga la persona a mano. Nel secondo ci sono sia la prenotazione sia la coda senza appuntamento, e chi ha prenotato passa avanti.
Quante persone possono prenotare lo stesso orario?
Quante ne indica «Quante persone insieme»: da 1 a 50, di default 1.
E se una persona arriva in ritardo?
Il check-in resta possibile per i minuti dopo l’orario stabiliti dall’attività: da 0 a 60, di default 10. Se la persona telefona per avvisare del ritardo, il personale può spostare l’appuntamento finché la finestra del check-in è aperta. Altrimenti l’appuntamento si chiude come «Assente».
Il personale può prenotare o spostare un appuntamento per qualcuno?
Sì. «Prenota per telefono» crea un appuntamento per la persona e «Sposta l’appuntamento» ne cambia l’orario; se l’email è indicata ed è selezionato «Invia un’email alla persona», arriva un’email con il nuovo orario.
Kyuko invia SMS per gli appuntamenti?
No. Per gli appuntamenti arrivano email, e solo se l’indirizzo è stato indicato. Dopo il check-in il ticket funziona come al solito, con le notifiche nel browser o su Telegram.
Si può prenotare uno specialista o un medico preciso?
Sì, è l’appuntamento con uno specialista: la persona sceglie servizi, specialista e un orario in cui lo specialista è libero per tutta la visita. Nell’area di gestione è la modalità di prenotazione «Servizio con specialista».
Crea la tua prima coda gratis
Piano Gratuito: 1 coda e 3 postazioni. I piani a pagamento sono pensati per quando ti serve di più.