Rendez-vous sur créneau : un horaire libre en ligne et « Je suis là » sur place
Comment ça marche
Le créneau sur le téléphone, l’arrivée sur place, l’appel
Scène de rendez-vous sur créneau : un visiteur choisit demain à 12:30, appuie le jour même sur « Je suis là » et reçoit le numéro A-105, puis l’écran appelle A-105 au poste 1
Créneaux libres par jour ; téléphone ou e-mail, sans connexion
« Je suis là » 15 minutes avant l’heure, et un numéro dans la file
Avec rendez-vous, on passe avant les personnes sans rendez-vous
Rendez-vous seuls ou avec une file sans rendez-vous
Les rendez-vous s’activent file par file : dans l’espace de gestion, c’est la fenêtre « Fonctionnement de la file ». Deux variantes de file acceptent les rendez-vous.
- Sur rendez-vous uniquement
- Seules les personnes qui ont réservé reçoivent un numéro. La page de la file propose « Prendre rendez-vous » et, à celles qui ont déjà réservé, d’ouvrir leur rendez-vous et d’appuyer sur « Je suis là ». Sans rendez-vous, impossible de rejoindre la file par QR code ; l’équipe peut toutefois ajouter une personne manuellement.
- Avec et sans rendez-vous
- La page de la file propose à la fois « Rejoindre la file » et la prise de rendez-vous : « Choisissez un jour et une heure : vous passerez sans faire la queue ». Les personnes qui ont réservé et signalé leur arrivée passent avant celles venues sans rendez-vous. Qui ne veut pas attendre son heure peut rejoindre la file sans rendez-vous tout de suite.
Cette page décrit le mode de rendez-vous « Horaire uniquement » : la journée est découpée en créneaux de même durée, et chaque créneau accepte un nombre de personnes défini. Si la personne choisit aussi des prestations et un spécialiste, c’est le rendez-vous avec un spécialiste.
Comment le visiteur prend rendez-vous
- 1
Ouvrir la prise de rendez-vous
Le visiteur scanne le QR code de la file ou suit un lien de réservation publié sur un site, un réseau social ou une messagerie. Ni connexion ni application.
- 2
Choisir un jour et une heure
Les créneaux libres s’affichent par jour, aussi loin à l’avance que l’établissement l’autorise.
- 3
Laisser ses coordonnées
Par défaut, un téléphone ; l’établissement peut demander l’e-mail à la place ou en plus. S’y ajoutent les champs du formulaire, s’il est configuré, et l’acceptation des conditions d’utilisation et du traitement des données personnelles.
- 4
Recevoir la page du rendez-vous
Elle indique l’heure et le lieu, avec « Ajouter au calendrier », « Déplacer » et « Annuler le rendez-vous ». Si un e-mail a été indiqué, le message « Rendez-vous confirmé » arrive.
- 5
Arriver et appuyer sur « Je suis là »
Le signalement s’ouvre 15 minutes avant l’heure du rendez-vous. La personne reçoit un numéro et passe avant celles venues sans rendez-vous.
Ce que l’établissement configure
Les rendez-vous se configurent dans la section « Rendez-vous » de la page de la file : chaque file a ses propres horaires et règles. Le propriétaire et les responsables les modifient.
| Paramètre | Signification | Limites | Par défaut |
|---|---|---|---|
| Durée du créneau | Combien de minutes avant le créneau suivant | 5–240 min | 30 min |
| Combien de personnes en même temps | Combien de rendez-vous un même créneau accepte | 1–50 | 1 |
| Horaires de réservation | Quand on peut réserver : par groupes de jours, avec des pauses | Jusqu’à 4 plages par jour | Non défini |
| Combien de jours à l’avance | Sur combien de jours les créneaux libres s’affichent, aujourd’hui compris | 1–60 jours | 14 jours |
| Délai limite de réservation | Jusqu’à quand avant le début le visiteur peut encore réserver | De « jusqu’au début » à « 1 jour avant le début » | 1 h avant le début |
| Combien de temps attendre en cas de retard | Combien de minutes après l’heure du rendez-vous on peut encore se signaler | 0–60 min | 10 min |
| Jours sans réservation | Jours fériés, congés, travaux : par périodes « du … au … » | Jusqu’à 366 jours | Aucun |
Remarque. Modifier les paramètres n’annule pas les rendez-vous existants, même si le nombre de personnes par créneau diminue.
Page du rendez-vous et e-mails
- La personne peut elle-même déplacer ou annuler son rendez-vous avant qu’il commence ; le lien du rendez-vous reste le même.
- Le lien du rendez-vous fait office de clé : quiconque le possède peut déplacer ou annuler le rendez-vous, il ne faut donc pas le transmettre. Sur la page du rendez-vous, le téléphone n’apparaît que partiellement.
- « Ajouter au calendrier » crée un événement avec l’adresse de l’établissement et le lien du rendez-vous ; le calendrier le rappelle une heure avant le début.
- Dans chaque file : un seul rendez-vous en attente par navigateur et par numéro de téléphone, ou par e-mail si la personne n’a réservé qu’avec son e-mail.
Les e-mails ne partent que si une adresse a été indiquée :
- « Rendez-vous confirmé » : dès la prise du rendez-vous, que la personne ait réservé elle-même ou qu’un membre de l’équipe l’ait inscrite ;
- « Rappel de rendez-vous » : un jour avant l’heure du rendez-vous ; pour un rendez-vous pris moins d’un jour et deux heures avant la visite, il n’y a pas de rappel ;
- « Rendez-vous annulé » : quand un membre de l’équipe annule le rendez-vous, et « Rendez-vous déplacé » : quand il le déplace en cochant « Envoyer un e-mail à la personne ». La personne voit ses propres modifications sur la page du rendez-vous, aucun e-mail n’est donc envoyé pour elles.
Signaler son arrivée et ordre dans la file
« Je suis là » s’ouvre 15 minutes avant l’heure du rendez-vous et reste disponible jusqu’à la fin du retard toléré par l’établissement. Avant ou après, le système refuse le signalement.
- Depuis la page de la file, après avoir scanné son QR code. Si le QR code de la file est dynamique, il faut le code affiché à l’écran à ce moment-là.
- Depuis la page du rendez-vous, quand le QR code de la file est imprimé.
- Pour une personne sans smartphone, un membre de l’équipe signale l’arrivée avec le bouton « Sur place ».
- Un rendez-vous signalé reçoit un numéro et passe avant les personnes sans rendez-vous ; entre elles, les personnes avec rendez-vous sont classées par heure de rendez-vous.
- Si la personne ne s’est pas signalée avant la fin de la fenêtre, le rendez-vous est clôturé en « Absence ». Dans une file « Avec et sans rendez-vous », elle peut rejoindre la file sans rendez-vous ; dans une file « Sur rendez-vous uniquement », reprendre rendez-vous ou demander à l’équipe de l’ajouter manuellement.
Remarque. L’heure du rendez-vous est un repère, pas une minute exacte : la file est vivante, et l’équipe peut être occupée.
Ce que fait l’équipe
- « Réserver par téléphone » : le propriétaire, un responsable ou un opérateur saisit le téléphone ou l’e-mail de la personne — selon ce que demande le formulaire — et confirme qu’elle accepte les conditions d’utilisation. Le « Délai limite de réservation » ne s’applique pas à l’équipe.
- « Déplacer le rendez-vous » vers un autre créneau libre, tant que la fenêtre d’arrivée n’est pas fermée : la personne appelle pour prévenir de son retard, et on la déplace. « Envoyer un e-mail à la personne » l’informe de la nouvelle heure si un e-mail a été indiqué.
- Un rendez-vous en attente peut être annulé à tout moment ; si la personne a indiqué un e-mail, elle reçoit un message.
- Le champ « Client » de la fenêtre retrouve un client régulier : une fiche du fichier clients remplit le formulaire, et les champs internes de la fiche apparaissent sous « Champs internes · visibles uniquement par l’équipe ».
- Les rendez-vous du jour figurent sur la page « Rendez-vous » et sur le tableau d’appel : heure, état, téléphone, e-mail et réponses au formulaire. Chaque membre de l’équipe ne voit que les files auxquelles il a accès.
Lien et QR code de réservation
La fenêtre « Lien et QR code » de la section « Rendez-vous » donne l’adresse de réservation de la file, un QR code à imprimer (SVG ou PNG) et un lien vers la page de l’établissement. Le propriétaire et les responsables y ont accès.
- La page de l’établissement regroupe les files où l’on peut réserver en ce moment : « Choisissez ce que vous souhaitez réserver ». Quand aucune réservation n’est ouverte, elle l’indique.
- Le QR code de la file sur une affiche mène aussi à la réservation : la page d’une file avec rendez-vous propose de réserver.
Statistiques des rendez-vous
- Combien de rendez-vous sur la période, combien de personnes se sont présentées ou non, combien de rendez-vous ont été annulés — par les visiteurs et par l’équipe, séparément — et combien sont à venir.
- Le taux d’absence : la part des personnes non présentées parmi toutes celles, présentées ou non. Les rendez-vous annulés et ceux qui ne sont pas encore clos n’y entrent pas.
- Ponctualité à l’arrivée : combien de personnes se sont signalées en avance, à l’heure ou en retard, et l’écart médian par rapport à l’heure du rendez-vous.
- Canal de réservation : la personne elle-même via le lien ou l’équipe par téléphone, avec le taux d’absence de chaque canal.
En savoir plus : Statistiques de la file.
Données des rendez-vous
- Le téléphone, l’e-mail, les réponses au formulaire et le consentement sont conservés à part du rendez-vous et supprimés automatiquement 30 jours après le jour du rendez-vous ; un déplacement décale ce délai. Le rendez-vous lui-même — heure et état — reste.
- Les coordonnées ne figurent ni dans les e-mails, ni dans le fichier de calendrier, ni sur les écrans, ni dans les notifications. Sur les données : politique de confidentialité.
Rendez-vous et formules
Le rendez-vous sur créneau est inclus dans les formules « Business » et « Réseau » ; la formule Gratuit ne le comprend pas. Il fonctionne dans la limite de files de la formule. Prix et limites : page Tarifs.
Remarque. Après le passage à une formule inférieure, les rendez-vous existants sont conservés : page du rendez-vous, annulation, calendrier et signalement de l’arrivée fonctionnent. Les nouveaux rendez-vous et les déplacements dans cette file ne sont plus possibles.
Ce que la prise de rendez-vous ne comprend pas
- SMS et Viber : les rendez-vous sont annoncés par e-mail, puis, après le signalement de l’arrivée, par les notifications du ticket dans le navigateur ou sur Telegram.
- Prépaiement, acompte, réservation de groupe et liste d’attente pour un créneau occupé.
- Horaires communs à l’établissement : chaque file a ses propres horaires de réservation.
Questions fréquentes
Le visiteur a-t-il besoin d’une application ou d’un compte ?
Non. Tout se passe dans le navigateur : la personne choisit un créneau, laisse son téléphone ou son e-mail — selon ce que demande l’établissement — et accepte les conditions d’utilisation. Le lien du rendez-vous reste sur son téléphone et, si un e-mail a été indiqué, arrive aussi par e-mail.
Quelle différence entre « Sur rendez-vous uniquement » et « Avec et sans rendez-vous » ?
Dans la première variante, seules les personnes qui ont réservé reçoivent un numéro : impossible de rejoindre la file par QR code sans rendez-vous, sauf si l’équipe ajoute la personne manuellement. Dans la seconde, il y a à la fois les rendez-vous et la file sans rendez-vous, et les personnes avec rendez-vous passent en premier.
Combien de personnes peuvent réserver le même créneau ?
Autant que le prévoit « Combien de personnes en même temps » : de 1 à 50, 1 par défaut.
Que se passe-t-il en cas de retard ?
Le signalement reste possible un certain nombre de minutes après l’heure du rendez-vous, selon l’établissement : de 0 à 60, 10 par défaut. Si la personne appelle pour prévenir de son retard, l’équipe peut déplacer le rendez-vous tant que la fenêtre n’est pas fermée. Sinon, le rendez-vous est clôturé en « Absence ».
L’équipe peut-elle prendre ou déplacer un rendez-vous pour quelqu’un ?
Oui. « Réserver par téléphone » crée un rendez-vous pour la personne, et « Déplacer le rendez-vous » en change l’heure ; si un e-mail a été indiqué et que « Envoyer un e-mail à la personne » est coché, elle reçoit un message avec la nouvelle heure.
Kyuko envoie-t-il des SMS pour les rendez-vous ?
Non. Les rendez-vous sont annoncés par e-mail, seulement si une adresse a été indiquée. Après le signalement de l’arrivée, le ticket fonctionne comme les autres, avec les notifications du navigateur ou de Telegram.
Peut-on réserver auprès d’un spécialiste ou d’un médecin précis ?
Oui, c’est le rendez-vous avec un spécialiste : la personne choisit des prestations, un spécialiste et un créneau où il est libre pour toute la visite. Dans l’espace de gestion, c’est le mode de rendez-vous « Prestation avec un spécialiste ».
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Formule Gratuit : 1 file d’attente et 3 postes. Les formules payantes sont là quand vous avez besoin de plus.