File d’attente virtuelle pour clinique, laboratoire et cabinet
Votre clinique dans Kyuko
| À la clinique | Dans Kyuko |
|---|---|
| Site ou locaux | Établissement : l’adresse où vous recevez les patients, avec son propre fuseau horaire |
| Accueil, analyses, salle de soins, cabinet du médecin | File : la prestation pour laquelle on vient, avec son propre QR code et ses numéros |
| Médecin auprès de qui l’on prend rendez-vous | Spécialiste : nom, consultations avec leur durée et horaires ; c’est le nom du rôle dans l’espace de gestion |
| Guichet d’accueil, cabinet, salle de soins | Poste : l’endroit d’où l’on appelle les patients ; un poste peut servir plusieurs files |
| Secrétariat, personnel infirmier | Opérateur : travaille sur le tableau d’appel dans ses établissements ou ses postes |
| Responsable de l’accueil | Responsable : configure les files, les écrans et les rendez-vous |
| Direction | Propriétaire : gère tout, y compris la formule et l’équipe |
Ce qui se passe le jour de la visite
- 1
Scanner le QR code
L’affiche est sur la porte ou dans le hall. La page de la file s’ouvre dans le navigateur : ni application ni compte.
- 2
Recevoir un numéro
Le patient voit son numéro, par exemple « R-017 », et combien de personnes le précèdent. Si le formulaire est activé, il en remplit d’abord les champs.
- 3
Attendre où l’on veut
Dans le hall, dehors ou en voiture. Quand il ne reste que quelques personnes avant lui et au moment de l’appel, une notification arrive dans le navigateur ou sur Telegram, au choix du patient.
- 4
Entrer à l’appel
L’écran affiche le numéro et la salle. L’opérateur clôt la visite avec le bouton « Terminé » ou, si la personne ne s’est pas présentée, la marque « Absence ».
L’écran du hall n’affiche aucun nom
- L’écran affiche le numéro du ticket et le poste. Ni noms, ni coordonnées, ni réponses au formulaire.
- Un seul écran affiche plusieurs files de la clinique : les appels les plus récents en premier, et en bas le nombre de personnes qui attendent dans chaque file.
- L’écran est connecté par le propriétaire ou un responsable, qui saisit dans l’espace de gestion le code affiché par l’écran. Les écrans sont inclus dans les formules « Business » et « Réseau ». En savoir plus : Écran TV.
Formulaire et données des patients
- Par défaut, le patient ne saisit rien : ni nom, ni coordonnées.
- Le responsable active le formulaire avec les formules « Business » et « Réseau ». Il peut compter jusqu’à 10 champs par file : nom, téléphone, date, liste, case à cocher, etc. L’acceptation des conditions d’utilisation est ajoutée automatiquement.
- L’équipe voit les réponses sur le tableau d’appel, et le responsable et le propriétaire aussi dans le fichier CSV. Elles n’apparaissent ni sur l’écran, ni dans les notifications, ni sur la page du ticket.
- Les réponses sont supprimées automatiquement au bout de 30 jours ; le ticket — numéro, heures et état — reste dans les statistiques.
- Si vous activez le fichier clients, la fiche du patient ne conserve que les champs marqués « Conserver dans la fiche », par exemple le téléphone et la date de naissance, et elle est supprimée 24 mois après la dernière visite.
- Un numéro de dossier ou un autre numéro interne se crée comme champ « Visible uniquement par l’équipe » : l’accueil le saisit, et le patient ne le voit pas dans le formulaire.
Remarque. Le formulaire sert à organiser la file : ne demandez que ce qui est nécessaire pour recevoir la personne. Kyuko n’est pas un logiciel médical : il ne contient ni diagnostics, ni prescriptions, ni dossiers médicaux ; ne posez donc pas de questions sur l’état de santé dans le formulaire et ne l’inscrivez pas dans la fiche.
Rendez-vous sur créneau, avec un médecin et patients sans rendez-vous
Pour les visites planifiées, une file « Sur rendez-vous uniquement » convient : seuls les patients qui ont réservé reçoivent un numéro, un patient sans rendez-vous ne prend donc pas la place d’un autre. À son arrivée, 15 minutes avant l’heure au plus tôt, le patient appuie sur « Je suis là » et rejoint la file.
- Le rendez-vous sur créneau, quand l’heure compte plus que le médecin : analyses, soins, vaccination. Vous définissez la durée du créneau et le nombre de personnes reçues en même temps. En savoir plus : Rendez-vous sur créneau.
- Le rendez-vous avec un médecin, quand le patient choisit le praticien : la consultation est une prestation avec une durée, et le médecin a ses propres horaires. Le patient ne voit que les heures où il est libre. En savoir plus : Rendez-vous avec un spécialiste.
- L’accueil peut aussi recevoir les patients venus sans rendez-vous : dans une file « Avec et sans rendez-vous », les personnes avec rendez-vous passent devant.
- Dans l’espace de gestion Kyuko, le médecin s’appelle « Spécialiste », comme sur la page de rendez-vous du patient ; le nom du rôle ne peut pas encore être changé.
Avis des patients
Après « Terminé », le patient peut noter la visite de 1 à 5 étoiles et laisser un commentaire sur la page du ticket. Seuls le propriétaire et les responsables voient les avis, et le rapport « Équipe » montre les notes et le temps entre l’appel et « Terminé » pour chaque membre de l’équipe. La collecte des avis peut être désactivée pour n’importe quelle file. En savoir plus : Avis des visiteurs.
Quelle formule choisir
Le rendez-vous sur créneau et avec un médecin est inclus dans les formules « Business » et « Réseau ». Pour un cabinet ou une petite clinique, la formule Business suffit en général : 1 établissement, 5 files d’attente; 10 postes, 10 membres de l’équipe. Un réseau de cliniques a besoin de la formule Réseau : 5 files d’attente, 10 postes, 10 membres de l’équipe par établissement. La formule Gratuit (1 établissement, 1 file d’attente; 3 postes, 3 membres de l’équipe) permet d’essayer la file en conditions réelles. Les prix : page Tarifs.
À prendre en compte
- L’ordre suit une seule règle : les patients avec rendez-vous par heure de rendez-vous, puis les patients sans rendez-vous par heure d’arrivée. Il n’existe ni priorités ni catégories prioritaires, et l’opérateur ne peut ni réordonner ni sauter un ticket.
- Les notifications arrivent dans le navigateur ou sur Telegram ; sur iPhone, les notifications du site ne fonctionnent que si le site a été ajouté à l’écran d’accueil. Pas de SMS.
- Pour un patient sans smartphone, l’opérateur ajoute un ticket manuellement : ce ticket n’a pas de notifications, la personne est donc appelée à voix haute ou par l’écran.
- La page de la file est disponible en ukrainien, anglais, allemand, polonais, espagnol, français, italien ou turc : le visiteur choisit sa langue.
Questions fréquentes
Le nom des patients apparaît-il à l’écran ?
Non. L’écran n’affiche que le numéro du ticket et le poste. Ni noms, ni coordonnées, ni réponses au formulaire.
Le patient doit-il installer une application ?
Non. Le patient scanne le QR code et ouvre la page de la file dans son navigateur. En savoir plus : File sans rendez-vous.
Et les patients sans smartphone ?
L’opérateur ajoute un ticket manuellement. Ce ticket n’est lié à aucun navigateur et n’a pas de notifications : la personne est appelée à voix haute ou par l’écran.
Peut-on avoir une file pour chaque cabinet ?
Oui : une file correspond à une prestation ou à un cabinet, et chacune a son QR code, ses numéros et ses paramètres. Le nombre de files dépend de la formule.
Peut-on donner au patient un rendez-vous à une heure précise ?
Oui, avec les formules « Business » et « Réseau » : le patient choisit une heure libre et, en mode « Prestation avec un spécialiste », aussi son médecin. L’accueil peut prendre un rendez-vous par téléphone et le déplacer.
Kyuko conserve-t-il des données médicales ?
Kyuko n’est pas fait pour cela : c’est un service de file d’attente, pas un logiciel médical, il ne contient donc ni diagnostics, ni prescriptions, ni dossiers médicaux. C’est vous qui ajoutez les champs du formulaire : n’y posez pas de questions sur l’état de santé. L’équipe voit les réponses, supprimées au bout de 30 jours. La fiche du fichier clients ne garde que les champs que vous avez choisis et est supprimée 24 mois après la dernière visite.
Peut-on faire passer un patient avant son tour ?
Non. C’est le système qui fixe l’ordre : d’abord les patients avec rendez-vous par heure de rendez-vous, puis ceux sans rendez-vous par heure d’arrivée. L’opérateur ne peut ni réordonner ni sauter un ticket.
Que faire si un patient ne se présente pas à l’appel ?
L’opérateur le marque « Absence ». Si le patient revient, il rejoint de nouveau la file et reçoit un nouveau numéro.
Créez votre première file d’attente gratuitement
Formule Gratuit : 1 file d’attente et 3 postes. Les formules payantes sont là quand vous avez besoin de plus.