Types de files d’attente : sans rendez-vous, sur créneau et avec un spécialiste
Qu’est-ce qu’un système de gestion des files d’attente
Une file, c’est tout flux de personnes servies à tour de rôle : accueil, fauteuil d’un spécialiste, guichet de retrait, dépôt d’appareils. Kyuko gère ces files dans un seul espace : vous créez une file, choisissez comment les personnes la rejoignent, imprimez une affiche avec QR code et appelez la personne suivante.
Les visiteurs n’ont pas besoin d’application : rejoindre la file, prendre rendez-vous et signaler son arrivée se font dans le navigateur du téléphone, et les notifications arrivent dans le navigateur ou sur Telegram.
Trois types de files
- File sans rendez-vous
- La personne scanne le QR code à l’entrée, reçoit un numéro sur son téléphone et peut s’éloigner : quand son tour arrive, une notification et l’écran l’appellent. Pour les visites sans rendez-vous. En savoir plus sur la file sans rendez-vous.
- Rendez-vous sur créneau
- La personne choisit un créneau libre dans le navigateur, puis, sur place, appuie sur « Je suis là » et reçoit un numéro dans la file. Pour les visites planifiées. En savoir plus sur le rendez-vous sur créneau.
- Rendez-vous avec un spécialiste
- La personne choisit des prestations, un spécialiste précis ou « Premier disponible », et une heure où il est libre pour toute la visite. Pour les salons, les cabinets et tous ceux où chaque spécialiste a ses horaires. En savoir plus sur le rendez-vous avec un spécialiste.
Comment combiner les types
Pour chaque file, vous choisissez comment les personnes la rejoignent : dans l’espace de gestion, c’est la fenêtre « Fonctionnement de la file », avec trois variantes.
| Fonctionnement | Qui reçoit un numéro | Pour qui |
|---|---|---|
| Sans rendez-vous | Toute personne qui a scanné le QR code de la file | Retrait de commandes, dépôt d’appareils, accueil sans rendez-vous |
| Sur rendez-vous uniquement | Uniquement les personnes avec rendez-vous, après « Je suis là » ; l’équipe peut ajouter quelqu’un manuellement | Consultations médicales, prestations à heure précise |
| Avec et sans rendez-vous | Les personnes avec et sans rendez-vous ; celles qui ont réservé passent devant | Salons, garages, ateliers de réparation |
Les rendez-vous ont deux modes : « Horaire uniquement », avec des créneaux et un nombre de personnes par créneau, ou « Prestation avec un spécialiste », avec des prestations d’une durée donnée et des spécialistes qui ont leurs propres horaires. Le mode se choisit lui aussi file par file.
Ce que toutes les files ont en commun
- Le QR code de la file et des affiches pour l’impression et les écrans : 80 modèles en 15 formats.
- Un écran TV avec les appels et le QR code, dans les formules payantes.
- Des notifications dans le navigateur ou sur Telegram quand le tour approche et quand il arrive.
- Un formulaire pour le visiteur, jusqu’à 10 champs par file, dans les formules payantes.
- Des statistiques : temps d’attente, affluence par heure, rendez-vous et travail de l’équipe.
- Des avis des visiteurs après le service.
Comment choisir le type de file
- Les personnes viennent sans rendez-vous et le service est court : la file sans rendez-vous.
- Chaque visite a son heure, et une foule à l’entrée n’est pas souhaitable : sur rendez-vous uniquement.
- Il y a des personnes avec rendez-vous et d’autres sans : avec et sans rendez-vous, celles qui ont réservé passant devant.
- Le client choisit non seulement l’heure mais aussi la personne qui le servira : le rendez-vous avec un spécialiste.
Remarque. Le type d’une file peut être changé pendant qu’elle fonctionne : les personnes déjà dans la file y restent, et les rendez-vous existants sont conservés. Seul le rendez-vous avec un spécialiste ne peut pas être désactivé tant qu’il reste des rendez-vous à venir avec des spécialistes.
Types de files et formules
| Type | Ce que fait le visiteur | Ce que configure l’établissement | Formules |
|---|---|---|---|
| File sans rendez-vous | Scanne le QR code, reçoit un numéro et attend où il veut jusqu’à l’appel | QR code sur une affiche ou un écran, préfixe des numéros, formulaire | Toutes les formules |
| Rendez-vous sur créneau | Choisit un créneau libre, puis, sur place, appuie sur « Je suis là » et reçoit un numéro | Horaires de réservation, durée du créneau, nombre de personnes en même temps, jours sans réservation | « Business », « Réseau » |
| Rendez-vous avec un spécialiste | Choisit des prestations, un spécialiste ou « Premier disponible » et une heure où il est libre | Prestations avec durée et prix, spécialistes avec photos et horaires, pause entre les clients | « Business », « Réseau » |
La file sans rendez-vous est incluse dans toutes les formules, y compris Gratuit. Le rendez-vous sur créneau et le rendez-vous avec un spécialiste sont inclus dans les formules « Business » et « Réseau ». Prix et limites : page Tarifs.
Questions fréquentes
Combien de files peut-on gérer en même temps ?
Autant que le permet la formule, chaque file ayant son propre type : 1 file avec Gratuit, 5 files avec Business, 5 files par établissement avec Réseau. En savoir plus : page Tarifs.
Peut-on changer le type d’une file pendant qu’elle fonctionne ?
Oui, dans la fenêtre « Fonctionnement de la file ». Les personnes déjà dans la file y restent ; les rendez-vous existants sont conservés, même si les nouveaux rendez-vous sont désactivés. Le mode « Prestation avec un spécialiste » ne peut pas être désactivé tant qu’il reste des rendez-vous à venir avec des spécialistes : il faut d’abord les déplacer ou les annuler.
Peut-on combiner file sans rendez-vous et rendez-vous ?
Oui, c’est la variante « Avec et sans rendez-vous ». Les personnes qui ont réservé et appuyé sur « Je suis là » passent avant celles venues sans rendez-vous.
Quelle différence entre le rendez-vous sur créneau et le rendez-vous avec un spécialiste ?
Le rendez-vous sur créneau découpe la journée en créneaux égaux, et chaque créneau accepte le nombre de personnes que vous avez défini. Le rendez-vous avec un spécialiste calcule le temps d’après les prestations et les horaires du spécialiste : la personne ne voit que les heures où il est libre pour toute la visite.
Le visiteur a-t-il besoin d’une application ?
Non. Rejoindre la file, prendre rendez-vous et signaler son arrivée se font dans le navigateur du téléphone. Les notifications arrivent dans le navigateur ou sur Telegram, au choix de la personne.
Créez votre première file d’attente gratuitement
Formule Gratuit : 1 file d’attente et 3 postes. Les formules payantes sont là quand vous avez besoin de plus.