Qu’est-ce qu’une file d’attente virtuelle et comment fonctionne-t-elle ?
Qu’est-ce qu’une file d’attente virtuelle ?
Elle délivre des numéros et garde l’ordre, de sorte que les visiteurs n’ont pas besoin de rester debout dans la file. Ils connaissent leur numéro, voient combien de personnes sont devant eux et se présentent quand l’écran, la voix ou une notification sur leur téléphone les appelle.
L’entreprise obtient aussi un historique des arrivées, des temps d’attente, des pics d’affluence et des visites abandonnées, au lieu de devoir deviner.
Comment ça marche
- 1
Rejoindre la file
Le visiteur prend un ticket à la borne, scanne un QR code ou choisit un horaire de rendez-vous. Le système délivre un numéro.
- 2
Garder l’ordre
Le système suit une seule règle pour l’ordre. Les visiteurs voient combien de personnes sont devant eux ; certains systèmes estiment aussi le temps d’attente.
- 3
Appeler la personne suivante
L’équipe appelle la personne suivante d’une seule touche. Le système sait qui est le premier : l’équipe n’a pas à retenir l’ordre.
- 4
Se présenter à l’appel
Un écran, une annonce vocale ou une notification appelle le numéro. L’équipe clôt la visite ou marque une absence.
Types de files d’attente
| Type | Comment les visiteurs rejoignent la file | Où ils attendent | Ce dont l’entreprise a besoin |
|---|---|---|---|
| Borne à tickets | Appuyer sur un bouton et prendre un ticket papier | En salle d’attente, près de l’écran | Une borne, une imprimante de tickets et un écran |
| File par QR code | Scanner avec l’appareil photo du téléphone | N’importe où | Une affiche QR ; écran facultatif |
| Rendez-vous sur créneau | Choisir un créneau à l’avance | Arriver à l’heure réservée | Un planning et des créneaux |
| Rendez-vous avec un spécialiste | Choisir des prestations, un spécialiste et un créneau libre | Arriver à l’heure réservée | Les durées des prestations et les horaires des spécialistes |
| Avec et sans rendez-vous | Ceux qui ont réservé signalent leur arrivée ; les autres scannent un QR code | N’importe où jusqu’à l’appel | Rendez-vous et files par QR code ensemble |
Qui en a besoin
Utile partout où les visiteurs attendent à un guichet ou auprès d’un spécialiste dont la durée de service est imprévisible : garages, salons, cabinets médicaux et laboratoires ou réparation d’appareils.
Remarque. Si les visiteurs sont peu nombreux et que la file est rare, vous n’avez peut-être pas besoin d’un logiciel de file d’attente. Si vous ne prenez que des rendez-vous, la prise de rendez-vous sur créneau ou avec un spécialiste peut suffire.
Choisir un logiciel de file d’attente
- Les visiteurs ont-ils besoin d’une application, ou d’un simple navigateur ?
- Comment arrivent les appels : écran, voix, notification ou son sur une page ouverte ?
- Les rendez-vous et les visiteurs sans rendez-vous partagent-ils un même ordre ?
- Quelles données des visiteurs sont collectées, qui les voit et pendant combien de temps ?
- Avez-vous besoin d’une borne, d’une imprimante et d’un écran, ou seulement d’une affiche et d’un téléphone ?
- Quels indicateurs et quelles exportations sont disponibles pour l’entreprise ?
- La langue de l’interface pour les visiteurs et pour l’équipe.
- Le prix et les limites incluses pour les établissements, les files, les écrans et l’équipe.
Comment fonctionne Kyuko
- Types de files
- Un logiciel de gestion de files d’attente avec des files par QR code sans rendez-vous, des rendez-vous sur créneau et des rendez-vous avec un spécialiste. Choisissez le type de chaque file et combinez visiteurs sans rendez-vous et rendez-vous.
- Équipement
- Une affiche QR créée dans l’espace de gestion et imprimée. En option, un téléviseur, un moniteur ou une tablette avec un navigateur.
- Appels
- Alertes dans le navigateur ou sur Telegram, son et vibration sur une page ouverte, et numéros sur un écran.
- Rendez-vous
- Rendez-vous sur créneau et avec un spécialiste, avec arrivée signalée par « Je suis là », avec les formules « Business » et « Réseau ». La file sans rendez-vous est incluse dans toutes les formules.
- Statistiques
- Attente, abandons et affluence sur la période choisie.
- Avis
- Notes et commentaires après les visites, visibles uniquement par le propriétaire et les responsables.
- Données
- Par défaut, les visiteurs ne saisissent rien. Les réponses aux formulaires, si elles sont activées, sont supprimées au bout de 30 jours.
- Langue
- L’espace de gestion, les pages de file d’attente et les e-mails sont en ukrainien, anglais, allemand, polonais, espagnol, français, italien et turc.
- Prestataire
- Les coordonnées du prestataire figurent sur la page À propos de Kyuko.
Questions fréquentes
Qu’est-ce qu’une file d’attente virtuelle, en termes simples ?
Un système qui délivre des numéros à la place d’une file physique. Les visiteurs connaissent leur place, attendent où ils veulent et reviennent quand on les appelle.
En quoi une file d’attente diffère-t-elle d’un rendez-vous ?
Le rendez-vous réserve un horaire à l’avance. Une file sans rendez-vous délivre un numéro à l’arrivée. En combinant les deux, les visiteurs qui ont réservé signalent leur arrivée et passent devant ceux sans rendez-vous. Dans Kyuko, ce sont des types d’un même système.
Les visiteurs ont-ils besoin d’une application ?
Cela dépend du système. Kyuko n’en demande aucune : scannez un QR code et suivez la file dans le navigateur du téléphone. En savoir plus : File sans rendez-vous.
Faut-il un équipement particulier ?
Une file par QR code demande une affiche et le téléphone du visiteur. Un écran facultatif peut être un téléviseur, un moniteur ou une tablette avec un navigateur.
Comment les visiteurs savent-ils qu’on les appelle ?
Les systèmes utilisent des écrans, des annonces vocales ou des alertes sur le téléphone. Kyuko utilise les notifications du navigateur ou de Telegram, le son et la vibration sur une page ouverte, et les numéros affichés à l’écran. Sur iPhone, les alertes d’un site demandent de l’ajouter à l’écran d’accueil : Telegram est donc plus simple.
Une file d’attente virtuelle convient-elle aux entreprises et aux administrations ?
Oui, partout où des visiteurs attendent. Les files par QR code ne demandent aucun équipement dédié. Kyuko propose une formule gratuite avec une file. En savoir plus : page Tarifs.
Et les visiteurs sans smartphone ?
L’équipe ajoute un ticket manuellement et appelle à voix haute ou par le numéro à l’écran. Ce ticket n’a pas de notifications.
Quelles statistiques l’entreprise voit-elle ?
Les arrivées, les visites servies, les temps d’attente, les visites abandonnées et les heures de pointe. En savoir plus : Statistiques de la file.
Créez votre première file d’attente gratuitement
Formule Gratuit : 1 file d’attente et 3 postes. Les formules payantes sont là quand vous avez besoin de plus.