Rendez-vous avec un spécialiste et file sans rendez-vous pour salons de beauté et barbiers
Votre salon dans Kyuko
| Au salon | Dans Kyuko |
|---|---|
| Salon ou barbier | Établissement : l’adresse où vous recevez vos clients, avec son propre fuseau horaire |
| Rendez-vous et clients sans rendez-vous | File « Avec et sans rendez-vous », rendez-vous en mode « Prestation avec un spécialiste » : son propre QR code et ses numéros |
| Prestations | Les prestations de la file, avec leur durée ; plusieurs possibles par visite |
| Spécialiste | Spécialiste : nom, prestations et horaires dans votre établissement ; ses rendez-vous ne se chevauchent pas |
| Fauteuil, cabine | Poste : l’endroit d’où l’on appelle les clients |
| Accueil | Opérateur : travaille sur le tableau d’appel et les rendez-vous |
| Direction du salon | Propriétaire ou responsable : gère les files, les spécialistes, les écrans et les rendez-vous ; la formule, seul le propriétaire |
Rendez-vous et file sans rendez-vous ensemble
- 1
Venir avec un rendez-vous
Le client a choisi à l’avance ses prestations, son spécialiste et son heure. À partir de 15 minutes avant la visite, il appuie sur « Je suis là » et attend l’appel de son spécialiste.
- 2
Venir sans rendez-vous
Le client scanne le QR code à l’entrée, choisit ses prestations et un spécialiste, ou « Premier spécialiste disponible », puis attend où il veut : une notification dans le navigateur ou sur Telegram l’appelle le moment venu.
- 3
Suivre un seul ordre pour tous
Les personnes avec rendez-vous qui se sont signalées passent avant celles qui attendent sans rendez-vous. « Avant vous » ne compte que les personnes qui attendent le même spécialiste.
Remarque. L’heure du rendez-vous est un repère, pas une minute exacte : le spécialiste peut prendre du retard avec le client précédent. En savoir plus : Rendez-vous avec un spécialiste et File sans rendez-vous.
Spécialistes et prestations
- Chaque spécialiste a son nom, sa photo, ses prestations et ses horaires. S’il réalise une prestation plus vite ou plus lentement que les autres, donnez-lui sa propre durée.
- Le client ne voit que les heures où le spécialiste est libre pour toute la visite, pause entre les clients comprise — jusqu’à 60 minutes, selon votre réglage.
- Indiquez le prix des prestations, exact ou « à partir de », et, si besoin, un prix propre à un spécialiste : le client les voit à côté des prestations, avec le total de la visite. La devise se choisit par établissement.
- Le client choisit son spécialiste dans une liste avec photos et le reconnaît avant la visite. Le propriétaire ou un responsable définit la photo du spécialiste ; à défaut, c’est la photo du compte du membre de l’équipe.
- Deux clients ne peuvent pas réserver le même spécialiste à la même heure : son occupation est commune à toutes les files et à tous les établissements.
- Le spécialiste peut donner à ses clients son lien personnel « Directement chez un spécialiste », par exemple sur les réseaux sociaux.
- Un spécialiste peut être lié au compte d’un membre de l’équipe : il voit alors ses rendez-vous.
Confirmation, rappel et calendrier
- Si le client a indiqué un e-mail, il reçoit un message de confirmation et, un jour avant la visite, un rappel. Il n’y a pas de rappel si le rendez-vous a été pris moins d’un jour et deux heures avant le début.
- La page du rendez-vous, avec le nom du spécialiste, permet de déplacer ou d’annuler le rendez-vous et de l’ajouter au calendrier.
- On réserve sans application ni connexion : il faut des prestations, une heure, un téléphone ou un e-mail et l’acceptation des conditions d’utilisation.
- Le service ne vérifie pas l’adresse e-mail : le message est un canal en plus, pas une garantie. Pas de SMS ; après « Je suis là », le ticket notifie dans le navigateur ou sur Telegram.
Quand viennent les clients
La carte « Quand les gens viennent » montre l’affluence par jour de la semaine et par heure, à l’heure locale de l’établissement. S’y ajoutent le temps d’attente, la part des personnes parties sans attendre et le rapport « Équipe », qui attribue les visites et les avis aux spécialistes. En savoir plus : Statistiques de la file.
Clients réguliers
Avec le fichier clients, l’accueil retrouve un client régulier par son numéro ou son nom, voit ses visites précédentes et lui donne un nouveau rendez-vous avec le formulaire déjà rempli. Pour un salon, la clé de la fiche est en général « Téléphone » et « Prénom ». Les préférences du client qu’il vaut mieux ne pas lui montrer dans le formulaire se notent dans un champ « Visible uniquement par l’équipe ».
Quelle formule choisir
Le rendez-vous avec un spécialiste et le rendez-vous sur créneau sont inclus dans les formules « Business » et « Réseau ». Un salon a en général assez de la formule Business : 1 établissement, 5 files d’attente; 10 postes, 10 membres de l’équipe. Plusieurs salons, la formule Réseau : 5 files d’attente, 10 postes, 10 membres de l’équipe par établissement. La formule Gratuit (1 établissement, 1 file d’attente; 3 postes, 3 membres de l’équipe) n’a pas de rendez-vous, mais la file sans rendez-vous. Les prix : page Tarifs.
Ce que Kyuko ne propose pas
- Prépaiement, acompte et réservation de groupe.
- Plusieurs spécialistes pour une même visite, ou des prestations réalisées en même temps.
- Programme de fidélité et envois groupés : le fichier clients retient les données du formulaire et les visites, sans points ni notes. Les coordonnées liées à un rendez-vous sont supprimées au bout de 30 jours.
Questions fréquentes
Peut-on réserver un client auprès d’un spécialiste précis ?
Oui. Le client choisit des prestations, un spécialiste ou « Premier disponible », et ne voit que les heures où le spécialiste est libre pour toute la visite ; l’accueil peut aussi réserver par téléphone. En savoir plus : Rendez-vous avec un spécialiste.
Peut-on aussi accueillir des clients sans rendez-vous ?
Oui, dans une file « Avec et sans rendez-vous » : le client sans rendez-vous scanne le QR code, choisit ses prestations et un spécialiste et rejoint la file, et les personnes avec rendez-vous passent devant après « Je suis là ». En savoir plus : File sans rendez-vous.
Que se passe-t-il si un client avec rendez-vous est en retard ?
Le signalement reste possible après l’heure du rendez-vous, jusqu’à la fin du retard toléré : 10 minutes par défaut, de 0 à 60 selon le responsable. Si le client a prévenu, l’accueil peut déplacer le rendez-vous. Sinon, le rendez-vous est clôturé en « Absence ».
Kyuko rappelle-t-il le rendez-vous ?
Oui, par e-mail un jour avant la visite, si le client a indiqué un e-mail et a réservé plus d’un jour et deux heures avant le début. Pas de SMS.
Peut-on demander un acompte à la réservation ?
Non. Kyuko ne gère aucun paiement pour les rendez-vous : ni prépaiement ni acompte.
Le client a-t-il besoin d’une application ?
Non. La file comme les rendez-vous s’ouvrent dans le navigateur du téléphone.
Combien de temps les coordonnées d’un rendez-vous sont-elles conservées ?
Le téléphone, l’e-mail et les réponses au formulaire d’un rendez-vous sont supprimés automatiquement 30 jours après le jour du rendez-vous ; du rendez-vous lui-même restent l’heure et l’état.
Kyuko conserve-t-il un fichier clients ?
Oui, si vous en tenez un avec la formule Business ou Réseau : la fiche conserve les champs du formulaire que vous avez choisis et l’historique des visites, et elle est supprimée 24 mois après la dernière visite. En savoir plus : Fiches client.
Créez votre première file d’attente gratuitement
Formule Gratuit : 1 file d’attente et 3 postes. Les formules payantes sont là quand vous avez besoin de plus.