Cómo se crea una ficha
- 1
Marca los campos
En la lista «Campos de cliente», activa «Guardar en la ficha» en lo que merezca la pena recordar: el nombre, el teléfono, la matrícula. En los campos sobre la persona (nombre completo, nombre, teléfono, correo) viene activado de entrada.
- 2
Elige cómo reconocer a la persona
La persona titular o la gerencia elige en «Cómo reconocemos al cliente» de 1 a 3 campos que, juntos, identifican a una persona. Los mismos valores, la misma ficha.
- 3
El visitante se une o reserva
Tras un turno o una cita, el servicio encuentra la ficha por los campos identificativos o crea una nueva, y copia en ella las respuestas marcadas. La persona no tiene que hacer nada más.
- 4
La ficha se actualiza
Un valor nuevo sustituye al anterior; uno vacío no borra nada. Las visitas anteriores a la elección de los campos identificativos se añaden en segundo plano si la persona aceptó unas condiciones que ya describen la base de clientes y mientras sus respuestas sigan guardadas (30 días).
Los campos identificativos
| Negocio | Campos identificativos |
|---|---|
| Salón de belleza | «Teléfono» y «Nombre» |
| Taller de neumáticos para flotas | «Matrícula» |
| Clínica | «Teléfono» y «Fecha de nacimiento» |
| Club | «Número de socio» |
- Puede ser identificativo cualquier campo con «Guardar en la ficha», salvo las casillas, el texto de varias líneas, las listas de elección múltiple y los campos internos.
- No importan las mayúsculas, los espacios, los guiones ni las letras latinas y cirílicas que se ven iguales: «1234 BCD» y «1234-bcd» son el mismo valor. El correo y los números se comparan tal cual.
- No se obliga al visitante a rellenar un campo identificativo; sin él, la visita queda fuera de la base. Quien registra a una persona nueva desde el personal tiene que rellenar los campos identificativos que pide el formulario de la cola.
Contenido de la ficha
- Datos
- Los campos marcados, con su fecha de actualización; los identificativos llevan la etiqueta «Identificador». El valor es el de la última visita o la última corrección del personal.
- Campos internos
- Un grupo aparte, «Internos»: solo los rellena el personal y el visitante no los ve.
- Visitas
- De la más reciente a la más antigua: fecha, cola, turno o cita y cómo terminó: atendida, no se presentó, cancelada o en curso.
- Recuentos
- Cuántas visitas tiene la persona y cuántas veces no se presentó.
- Consentimiento y caducidad
- Cuándo aceptó las condiciones de uso y en qué fecha se eliminará la ficha automáticamente.
Campos internos: solo para el personal
En la lista «Campos de cliente», un campo se puede marcar como «Solo lo ve el personal». Ese campo vive solo en la ficha: el visitante no lo ve en el formulario del turno ni de la cita, y no puede ser identificativo. Ejemplo: el número de historia clínica, que introduce recepción sin preguntárselo a la persona.
- Un campo interno siempre se guarda en la ficha: «Guardar en la ficha» está activado y no se puede desactivar.
- Lo rellena el personal: en la ficha y en los diálogos «Registrar cita por teléfono» y «Añadir turno a mano», bajo «Internos · solo los ve el personal». Nunca es obligatorio.
- Los valores internos aparecen junto a la cita en la página «Citas» para quien tiene acceso a la base de clientes.
- No pueden ser internos el «Teléfono» o el «Correo electrónico» integrados, un campo identificativo ni un campo que ya está en el formulario de una cola activa. Los campos internos se crean en los planes con base de clientes.
Búsqueda
- Desde 3 caracteres y también desde la mitad de una palabra: «arcí» encuentra a García, y «612 345», un teléfono.
- Varias palabras se buscan en la misma ficha: «lucía 612» solo encuentra la que tiene el nombre y el número.
- Puedes buscar en todos los campos o en uno solo, por ejemplo solo en «Matrícula».
Acciones sobre una ficha
- Reservar
- Cola, día y hora, con el formulario ya rellenado desde la ficha. Si la persona tiene correo, recibe la confirmación.
- Añadir a la cola
- Un turno a mano con los datos de la ficha, cuando la persona ya está en el local.
- Editar
- Corregir los valores de los campos, por ejemplo la matrícula.
- Fusionar
- Dos fichas de la misma persona, por ejemplo por una errata en el nombre, se fusionan en una: las visitas y los recuentos pasan a ella y los campos vacíos se completan.
- Eliminar
- La ficha desaparece al instante. Los turnos y las citas se mantienen, y sus respuestas del formulario se siguen eliminando a los 30 días.
También puedes buscar en los diálogos «Registrar cita por teléfono» y «Añadir turno a mano»: el campo «Cliente» busca la ficha desde 3 caracteres y rellena el formulario con ella; «Persona nueva» lo deja vacío. Las citas que registra el personal se explican en la cita previa.
Qué ve el visitante
- El navegador sugiere el nombre, el teléfono y el correo electrónico, como en otros formularios.
- El formulario de la cola recuerda en ese dispositivo las respuestas marcadas: la casilla «Recordar mis datos en este dispositivo» viene marcada por defecto y, al lado, está «Borrar lo guardado». En un dispositivo nuevo, la persona vuelve a escribirlo todo y la ficha se actualiza por los campos identificativos.
- Al escribir un número o un nombre, el servicio no rellena nada con datos de la ficha: así nadie ve datos ajenos escribiendo el teléfono de otra persona.
- Las condiciones de uso para visitantes explican que la organización puede llevar una base de clientes, cuánto se conservan los datos y que la persona puede pedir que se eliminen. Cómo se une la gente a la cola: cola sin cita con código QR.
Conservación y eliminación
- La ficha se elimina automáticamente 24 meses después de la última visita, sea un turno o una cita, incluidas las citas futuras o canceladas.
- Si la persona lo pide, la gerencia elimina la ficha al instante.
- El «Registro de cambios» anota las eliminaciones, las fusiones y los cambios de campos identificativos: quién y cuándo, sin datos de la persona. Las consultas de fichas no se registran.
- Solo el personal de la organización ve las fichas: no aparecen en las pantallas, en las notificaciones ni en las estadísticas.
- Consulta la política de privacidad.
Permisos
| Rol | Permisos |
|---|---|
| Operador | Busca, abre y corrige fichas, da cita y añade a la cola |
| Titular y Gerente | Lo mismo y, además, eliminan y fusionan fichas, eligen los campos identificativos, gestionan la lista «Campos de cliente» y ven el «Registro de cambios» |
Nota. El soporte de Kyuko solo ve la base de clientes en una sesión de soporte: tiene un motivo indicado, dura una hora (8 horas como máximo), las personas titulares la ven en «Acceso de soporte» y pueden terminarla, y las acciones quedan registradas. Sirve para ayudar a trasladar la base y corregir datos. En el modo «Solo lectura», el soporte solo lee; únicamente puede cambiar fichas en el modo «Edición», tras volver a introducir la contraseña.
Fichas de cliente y planes
La base de clientes está en los planes «Negocio» y «Red»; el plan «Gratis» no la incluye. Consulta los precios.
Nota. Si bajas de plan, las fichas ya no se crean ni se actualizan; las existentes se pueden seguir buscando, consultando, fusionando y eliminando hasta que venza su plazo de conservación.
Lo que las fichas de cliente no incluyen
- Funciones de CRM: envíos, notas y etiquetas en la ficha.
- Felicitaciones de cumpleaños ni recordatorios a quien hace tiempo que no viene.
- Importación y exportación de clientes a un archivo.
- Relleno de datos por número de teléfono con un código SMS.
- Estadísticas de clientes nuevos frente a recurrentes.
Preguntas frecuentes
¿De dónde salen los datos de la ficha?
Del formulario de la cola: a la ficha solo pasan los campos marcados con «Guardar en la ficha», cuando la persona se une a la cola o reserva. El personal puede corregir los valores, y los campos internos solo los rellena el personal.
¿Qué pasa si un cliente deja vacío un campo identificativo?
La visita queda fuera de la base. No se obliga al visitante: tú decides qué campos del formulario son obligatorios, y el editor del formulario avisa de que sin campos identificativos no se puede reconocer al cliente.
¿Pueden ver los visitantes los campos internos?
No. Un campo marcado como «Solo lo ve el personal» no aparece en el formulario del turno ni de la cita: lo rellena el personal en la ficha o en los diálogos «Registrar cita por teléfono» y «Añadir turno a mano».
¿Puedo dar cita desde una ficha de cliente?
Sí: «Reservar» abre la elección de cola, día y hora con el formulario ya rellenado, y «Añadir a la cola» crea un turno a mano. Consulta la cita previa.
¿Cuánto tiempo se conservan los datos de los clientes?
La ficha se conserva 24 meses desde la última visita o cita. Si la persona lo pide, la gerencia la elimina al instante.
¿Quién puede ver las fichas de cliente?
La persona titular y la gerencia ven toda la base. Un operador solo ve a quienes tienen cita o esperan en una cola que atiende, y a quienes tienen visita hoy, hasta el final del día; un especialista, solo a su propia clientela. Eliminar y fusionar fichas solo pueden la persona titular y la gerencia. El soporte de Kyuko solo la ve en una sesión de soporte (con un motivo, una hora, 8 horas como máximo; las personas titulares la ven en «Acceso de soporte» y pueden terminarla, y las acciones quedan registradas) para ayudar a trasladar la base y corregir datos, y solo cambia fichas en el modo «Edición», tras volver a introducir la contraseña.
¿La base de clientes está en el plan gratuito?
No, solo en los planes «Negocio» y «Red». Tras bajar de plan, las fichas existentes se pueden consultar y eliminar, pero no se crean fichas nuevas.
¿Puede la base de clientes sustituir a un CRM?
No. Recuerda los datos del formulario y las visitas para que encuentres a la persona y le des cita de nuevo. No tiene envíos, notas, etiquetas ni programas de fidelización.
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